ปัจจุบันเจ้าของโรงแรมและที่พักสามารถเพิ่มโอกาสในการรับจองได้ด้วยการนำห้องพักไปลงขายบน OTA (Online Travel Agency) หลายแพลตฟอร์ม เช่น Agoda, Booking.com, Airbnb หรือ Expedia เพื่อให้ลูกค้าจากหลากหลายช่องทางสามารถเข้าถึงที่พักได้ง่ายขึ้น

แต่เมื่อมีหลายช่องทางเข้ามาเกี่ยวข้อง การจัดการห้องพักก็มีรายละเอียดมากขึ้นตามไปด้วย ทั้งจำนวนห้องว่าง ราคา โปรโมชั่น และข้อมูลการจองที่ต้องอัปเดตให้ตรงกันอยู่เสมอ

เจ้าของที่พักจึงมีทางเลือกหลัก ๆ อยู่ 2 รูปแบบ คือ จัดการ OTA ด้วยตัวเอง หรือใช้ Channel Manager เข้ามาช่วยเชื่อมต่อและจัดการข้อมูลจากหลายช่องทาง

แล้วทั้งสองวิธีแตกต่างกันอย่างไร? และแบบไหนเหมาะกับที่พักของคุณ?

การจัดการ OTA ด้วยตัวเอง คืออะไร?

การจัดการ OTA ด้วยตัวเอง หมายถึง เจ้าของที่พักหรือพนักงานเข้าไปบริหารข้อมูลของแต่ละ OTA โดยตรง เช่น

• อัปเดตจำนวนห้องว่าง
• ปรับราคาห้องพัก
• เพิ่มหรือแก้ไขโปรโมชั่น
• ตรวจสอบการจอง
• ปิดการขายห้องพักเมื่อห้องเต็ม
• ตรวจสอบวันเข้าพักและรายละเอียดการจอง

ตัวอย่างเช่น หากที่พักมีห้อง Deluxe จำนวน 10 ห้อง และนำไปขายบน Agoda และ Booking.com เจ้าหน้าที่อาจต้องเข้าไปตรวจสอบและอัปเดตข้อมูลของแต่ละแพลตฟอร์มแยกกัน

ในช่วงที่มีจำนวนการจองไม่มาก วิธีนี้อาจยังสามารถจัดการได้ แต่เมื่อจำนวนช่องทางและจำนวนการจองเพิ่มขึ้น งานที่ต้องทำก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย

---

Channel Manager vs การจัดการ OTA ด้วยตัวเอง

 

อย่างไรก็ตาม ตารางนี้ไม่ได้หมายความว่าที่พักทุกแห่งจำเป็นต้องใช้ Channel Manager เพราะความเหมาะสมขึ้นอยู่กับจำนวนห้อง จำนวน OTA และรูปแบบการทำงานของแต่ละที่พัก

---

1. การอัปเดตห้องว่าง

นี่เป็นหนึ่งในจุดที่เห็นความแตกต่างได้ชัดเจนที่สุด

จัดการ OTA ด้วยตัวเอง

หากมีห้องพัก 20 ห้อง และเปิดขายบน 4 OTA เมื่อมีการจองเข้ามาจากช่องทางหนึ่ง เจ้าหน้าที่อาจต้องตรวจสอบและปรับจำนวนห้องว่างในช่องทางอื่น ๆ ให้สอดคล้องกัน

ยิ่งมีการจองเข้ามาหลายรายการในช่วงเวลาใกล้เคียงกัน ก็ยิ่งต้องอาศัยความรวดเร็วในการอัปเดตข้อมูล

ใช้ Channel Manager

Channel Manager จะทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างระบบจัดการห้องพักกับ OTA ที่เชื่อมต่อกัน เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงจำนวนห้องหรือเกิดการจอง ระบบสามารถส่งข้อมูลไปยังช่องทางที่เชื่อมต่อ เพื่อให้จำนวนห้องที่เปิดขายสอดคล้องกันมากขึ้น

จุดนี้ช่วยลดขั้นตอนการเข้าไปแก้ไขข้อมูลซ้ำในหลายระบบ

---

2. การจัดการราคา

นอกจากจำนวนห้องแล้ว ราคาก็เป็นอีกข้อมูลที่ต้องดูแลอย่างต่อเนื่อง

โดยเฉพาะที่พักที่มีการปรับราคาตามช่วงเวลา เช่น

• วันธรรมดา / วันหยุด
• Low Season / High Season
• วันหยุดยาว
• โปรโมชั่นพิเศษ
• ช่วงที่มีความต้องการเข้าพักสูง

หากจัดการด้วยตัวเอง เจ้าหน้าที่อาจต้องเข้าไปปรับราคาบนหลาย OTA

ในขณะที่ Channel Manager ช่วยให้การจัดการราคาจากระบบกลางทำได้สะดวกขึ้น โดยราคาที่ตั้งไว้สามารถส่งต่อไปยังช่องทางที่เชื่อมต่อ ตามความสามารถและเงื่อนไขของระบบนั้น ๆ

---

3. ลดงานที่ต้องทำซ้ำ

ปัญหาที่เจ้าของที่พักขนาดเล็กพบได้บ่อย ไม่ใช่แค่เรื่อง “ห้องชน” แต่คือ งานซ้ำ ๆ ที่ต้องทำทุกวัน

เช่น

หากมีหลายช่องทาง งานเล็ก ๆ เหล่านี้อาจสะสมจนกลายเป็นเวลาจำนวนมาก

Channel Manager จึงเข้ามาช่วยลดจำนวนขั้นตอนที่ต้องทำซ้ำ โดยให้เจ้าหน้าที่จัดการข้อมูลจากจุดเดียวมากขึ้น

ทำให้ทีมสามารถนำเวลาไปโฟกัสกับงานอื่น เช่น การดูแลลูกค้า การจัดการห้องพัก หรือการวางแผนการขายได้มากขึ้น

---

4. ลดความเสี่ยงจากข้อมูลไม่ตรงกัน

การจัดการหลาย OTA ด้วยตัวเองไม่ได้หมายความว่าจะเกิดปัญหาเสมอไป แต่ยิ่งมีจำนวนช่องทางและจำนวนการจองมากขึ้น ก็ยิ่งมีข้อมูลที่ต้องติดตามมากขึ้น  ตัวอย่างเช่น

แต่ในความเป็นจริง ที่พักเหลือห้องประเภทนั้นเพียง 2 ห้อง

หากมีการจองเข้ามาพร้อมกันจากหลายช่องทาง และข้อมูลยังไม่ได้ถูกอัปเดตให้ตรงกัน ก็อาจเพิ่มความเสี่ยงต่อการเกิด Overbooking หรือการรับจองเกินจำนวนห้องที่มีอยู่จริง

Channel Manager ช่วยลดความเสี่ยงในส่วนนี้ด้วยการทำให้ข้อมูลห้องว่างถูกส่งต่อระหว่างช่องทางที่เชื่อมต่อกัน โดยอัตโนมัติตามการทำงานของระบบ

อย่างไรก็ตาม ระบบไม่ได้หมายความว่าจะทำให้ปัญหา Overbooking หายไป 100% เพราะยังมีปัจจัยอื่น เช่น การตั้งค่าระบบ ข้อจำกัดของแต่ละ OTA หรือปัญหาจากการเชื่อมต่อที่ต้องมีการตรวจสอบเช่นกัน

---

แล้วแบบไหนเหมาะกับที่พักของคุณ?

การเลือกว่าจะจัดการ OTA ด้วยตัวเองหรือใช้ Channel Manager ไม่ได้ขึ้นอยู่กับจำนวนห้องเพียงอย่างเดียว แต่ควรพิจารณาจากรูปแบบการทำงานของที่พักด้วย

การจัดการ OTA ด้วยตัวเองอาจเหมาะกับที่พักที่

• มี OTA เพียง 1–2 ช่องทาง
• มีจำนวนการจองไม่มาก
• มีพนักงานที่สามารถตรวจสอบข้อมูลได้สม่ำเสมอ
• ไม่ได้ปรับราคาและโปรโมชั่นบ่อย
• สามารถรับภาระงานอัปเดตข้อมูลแต่ละช่องทางได้

Channel Manager อาจตอบโจทย์มากขึ้นเมื่อ

• ที่พักขายห้องพักผ่าน OTA หลายช่องทาง
• มีการจองเข้ามาเป็นประจำ
• มีการปรับราคาอยู่บ่อยครั้ง
• มีห้องพักหลายประเภท
• ต้องการลดงานที่ต้องอัปเดตข้อมูลซ้ำ
• ต้องการลดความเสี่ยงจากข้อมูลห้องว่างไม่ตรงกัน
• ต้องการบริหาร OTA และช่องทางจองตรงจากระบบที่เชื่อมต่อกัน

---

สรุป

การจัดการ OTA ด้วยตัวเอง ทำให้เจ้าของที่พักสามารถควบคุมแต่ละช่องทางได้โดยตรง แต่เมื่อจำนวน OTA และจำนวนการจองเพิ่มขึ้น งานที่ต้องติดตามและอัปเดตข้อมูลก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย

ส่วน Channel Manager ทำหน้าที่เป็นตัวกลางในการเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างที่พักกับ OTA ช่วยลดงานที่ต้องทำซ้ำ และช่วยให้ข้อมูลเรื่องห้องว่าง ราคา และการจองระหว่างช่องทางมีความสอดคล้องกันมากขึ้น

หากคำตอบคือ "ใช่" การมีระบบเข้ามาช่วยจัดการงานหลังบ้าน อาจเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยให้การบริหารหลายช่องทางทำได้ง่ายและเป็นระบบมากขึ้น

RoomScope มีฟีเจอร์ Channel Manager ที่ช่วยเชื่อมต่อการจัดการห้องพักกับ OTA ที่รองรับ ทำให้ที่พักสามารถบริหารหลายช่องทางได้สะดวกขึ้นจากระบบเดียว