ทำไมต้องใช้ ระบบบริหารโรงแรม?

ระบบบริหารโรงแรม คืออะไร?

            ระบบบริหารโรงแรม หรือระบบโรงแรม คือ เครื่องมือช่วยบริหารจัดการโรงแรม รีสอร์ท ให้ดำเนินธุรกิจที่พักรูปแบบต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตลอด 24 ชั่วโมง โดยสามารถแบ่งออกเป็น 2 ส่วนสำคัญ คือ ส่วนหน้าบ้าน (Front Office) และส่วนหลังบ้าน (ฺBack Office) ที่จะช่วยให้เจ้าของกิจการทำงานได้อย่างเป็นระบบ โดยระบบโรงแรมที่ดีในยุค2024 ควรจะต้องมีฟีเจอร์ที่ครอบคลุมทุกส่วน ใช้งานง่าย ปลอดภัย ดูทันสมัย รองรับการทำงานจากทั้ง PC Mobile Tablet  

            ส่วนหน้าบ้าน ในที่นี้จะหมายถึง ส่วนที่สนับสนุนการทำงานของพนักงานในการบริหารห้องพัก รวมถึงระบบจองห้องพักออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นแบบ Direct Booking หรือ Booking Engine ที่ต้องทำงานแบบไร้รอยต่อ เพื่อลดขั้นตอนการทำงาน และไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด หน้าปฏิทินการจอง ต้องยืดหยุ่นต่อการใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นการจองห้อง ล็อคห้อง ปิดใช้งาน / ย้ายห้อง เลื่อนห้อง เพิ่มห้อง ลดห้องวันเข้าพัก และสถานะต้องอัปเดตอัตโนมัติ แบบ Real Time เมื่อมีการจองเข้ามา

            ส่วนหลังบ้าน เป็นส่วนที่โรงแรมใช้บริหาร และเก็บข้อมูลส่วนต่างๆ ให้เป็นระบบ ระเบียบ ส่วนหลังบ้านที่ระบบโรงแรมจำเป็นต้องมี เช่น

• หน้าแดชบอร์ด - สรุปรายงานอัตโนมัติ เรียกดูง่าย ครอบคลุม ทั้งการเงิน การจอง และงานทำความสะอาด
• หน้าบัญชี - ช่วยออกเอกสารได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน โฟลิโอ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้
• หน้าเช็คอิน /เช็คเอาท์ - เช็คสถานะ จัดการได้ง่าย
• หน้าคุณแม่บ้าน - เช็คสถานะห้อง มอบหมายงานได้
• หน้าบริหารสิทธิ์การใช้งาน (Admin) - กำหนดสิทธิ์ได้หลายชั้น เพื่อเข้าถึงข้อมูลที่เหมาะสม
• หน้าระบบช่วยแจ้งผู้เข้าพัก (รร.3/รร.4 ตม.30) - ใช้ง่าย เชื่อมต่อกับระบบ ลดขั้นตอนการทำงาน

      
            ส่วนอื่นที่อาจนำมาพิจารณาเพิ่มเติม แนะนำให้คำนึงถึงเรื่องความปลอดภัยของระบบ ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลให้กับโรงแรมเอง และข้อมูลลูกค้าของโรงแรม เพราะข้อมูลเหล่านี้หากมีการรั่วไหลออกไป จะส่งผลกระทบต่อโรงแรมอย่างแน่นอน อีกส่วนที่สำคัญไม่แพ้กันก็คือ ความปลอดภัยทางด้านการชำระเงิน ที่ต้องได้มาตรฐาน ไม่ว่าจะใช้ช่องทางการชำระแบบไหน ไม่ปลอดภัยก็จบ

หลักเกณฑ์ในการเลือกใช้ระบบโรงแรม

            เนื่องจากปัจจุบัน ระบบโรงแรมมีผู้ให้บริการที่หลากหลายในท้องตลาด ทั้งแบรนด์ไทย และแบรนด์ต่างชาติ มีทั้งข้อดี ข้อเสียแตกต่างกันไป สำคัญที่สุดคือ เจ้าของกิจการต้องรู้จักกลุ่มลูกค้าตัวเอง รู้ว่าลูกค้าตัวเองอยู่ที่ไหน มาจากช่องทางไหน และเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสม ผู้ให้บริการแบรนด์ไหนที่สามารถตอบโจทย์ในการดำเนินธุรกิจตนเองได้มากที่สุด แล้วเลือกสัก 2-3แบรนด์ เข้ามาเปรียบเทียบ ข้อดี ข้อเสีย ราคา คุณภาพ หากมีทีมบริหารหลายคน ก็ช่วยกันตัดสินใจ

ไม่มีระบบไหนที่ดีที่สุด สมบูรณ์แบบที่สุดแบบ 100% แต่การเลือกผู้ให้บริการที่มีการพัฒนาฟีเจอร์อย่างต่อเนื่อง ตามยุคสมัย รับฟัง และช่วยแก้ไขปัญหา ทีมซัพพอร์ทคอยช่วยเหลือปัญหารวดเร็ว ราคาค่าบริการที่สมเหตุสมผล ไม่มีสัญญาผูกมัด มีระยะเวลาให้ทดลองใช้งานฟรี สิ่งเหล่านี้เป็นข้อที่ควรนำมาร่วมในการตัดสินใจ

6 เหตุผลดี ๆ ที่ควรใช้ระบบโรงแรม

1. ช่วยให้การจองห้องพักที่แสนยุ่งยาก ทั้งฝั่งโรงแรมเอง และฝั่งลูกค้าง่ายขึ้น ไม่ต้องคอยรับโทรศัพท์ เช็คไลน์ ตอบอีเมล์ จดเบอร์โทร ลดความผิดพลาดของการรับ-ส่งข้อมูล เพราะระบบจะช่วยจัดการทุกอย่างให้อัตโนมัติตลอด 24 ชั่วโมง พร้อมหลักฐานยืนยันการจอง
2. ยกระดับที่พักให้ดูมืออาชีพยิ่งขึ้น เพราะระบบที่ดี จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับที่พัก ในการใช้งานต่าง ๆ หรือออกสารให้แก่ผู้เข้าพักผ่านแบบฟอร์มสากล
3. เพิ่มยอดการจอง/รายได้ ระบบโรงแรมออนไลน์ สามารถสนับสนุนทุกความต้องการ ไม่ว่าลูกค้าจะอยู่ที่ใด เวลาไหน ก็สามารถจองห้องพักเข้ามาได้ตลอด การเปิดใจรับสิ่งใหม่ เลือกระบบที่เหมาะสมกับขนาด และความต้องการของธุรกิจตัวเอง จะช่วยให้คุณเห็นรายได้ที่เปลี่ยนไปจากเดิม เพราะเทคโนโลยีใหม่ๆ ถูกพัฒนามาเพื่อตอบโจทย์ประสบการณ์การใช้งานที่ดีขึ้น สะดวกขึ้นเสมอ
4. รู้แหล่งที่มาของรายได้อย่างชัดเจนตัวระบบโรงแรม จำเป็นต้องมีฟังก์ชั่นการจัดการรายได้ และสามารถแยกได้ว่ารายได้มาจากช่องทางไหน แคมเปญการตลาดไหน  ได้อย่างแม่นยำ เพื่อธุรกิจสามารถนำข้อมูลไปต่อยอดได้
5. อัปเดตข้อมูลได้รวดเร็วไม่ว่าจะเป็นการปรับเรทราคาใหม่ การสร้างโปรโมชั่น ปรับเปลี่ยนโปรโมชั่น เพื่อกระตุ้นยอดขาย จะทำได้ง่าย และรวดเร็ว ทันต่อความต้องการ
6. ควบคุมดูแลได้จากทุกที่ คงไม่ใช่เรื่องที่น่าสนุก หากดำเนินธุรกิจแล้ว ไม่มีเวลา ไปไหนก็ไม่ได้ ระบบโรงแรมจึงเข้ามาเพื่อทำลายบังเกอร์นี้ เพราะยุคออนไลน์ 5.0 เราควรบริหารกิจการได้จากทุกที่ ทุกเวลา ไม่ว่าจะอยู่ใกล้ หรือไกล ไม่ว่าจะอยากไปพักผ่อนที่ไหน ก็สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ตามสิทธิ์ที่ได้รับ

สรุป

            การทำธุรกิจโรงแรม รีสอร์ท หรือที่พักแบบสไตล์ต่างๆ จำเป็นต้องมีระบบช่วยในการบริหารจัดการ เพื่อให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และมีมาตรฐาน ซึ่งระบบโรงแรม หรือโปรแกรมโรงแรม จะเป็นสิ่งที่ช่วยให้ทุกอย่างเป็นระบบระเบียบขึ้น และเมื่อมีการนำระบบมาใช้งานแล้ว ควรมีการนำข้อมูลมาต่อยอดเพื่อให้ธุรกิจได้ประโยชน์สูงสุด 

หลังจากนั้น ควรมีการรีวิวระบบกับทีมที่มีส่วนใช้งาน เพื่อนำข้อดี ข้อเสียมาแชร์ข้อมูลกัน และสามารถส่งข้อมูลปัญหาที่ต้องการให้มีการปรับปรุงกับแบรนด์ผู้ให้บริการ เพื่อที่แบรนด์จะสามารถนำไปปรับปรุงต่อได้ หรือหากรีวิวร่วมกันกับทีมแล้ว ระบบไม่ตอบโจทย์การใช้งาน เราจะได้มองหาผู้ให้บริการแบรนด์อื่นๆ เพื่่อประโยชน์ของโรงแรม และลูกค้าของโรงแรมเอง

บทความแนะนำ: ระบบ PMS และ Booking Engine โรงแรม-ที่พัก ของคุณเหมาะกับระบบแบบไหน