ถอดความสำคัญ! 📚การทำบัญชีสำหรับโรงแรมขนาดเล็ก

บัญชีโรงแรมขนาดเล็ก

การทำบัญชีในธุรกิจโรงแรม เป็นหนึ่งในหัวใจสำคัญที่จะช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จระยะยาว โดยเฉพาะโรงแรมขนาดเล็กที่ผู้ประกอบการบางรายอาจละเลย เพราะถึงแม้จะมีความซับซ้อน และต้องอาศัยความละเอียดในการบันทึกข้อมูลเนื่องจากต้องจัดการทั้งการรายงาน รายรับจากการให้บริการห้องพัก บริการเสริมอื่นๆ ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน รวมไปถึงภาษีต่าง ๆ การทำบัญชีที่ถูกต้องช่วยให้เจ้าของโรงแรมมีข้อมูลเพียงพอสำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจ อีกทั้งยังช่วยในการจัดทำรายงานเพื่อการวางแผนการเงินในอนาคต

ความสำคัญของบัญชีในธุรกิจโรงแรมขนาดเล็ก

ธุรกิจโรงแรมขนาดเล็กมักมีงบประมาณจำกัด ทำให้การจัดการต้นทุน และรายรับมีความสำคัญมากกว่าธุรกิจขนาดใหญ่ การทำบัญชีที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถติดตามสถานะทางการเงินได้แบบเรียลไทม์ การบันทึกข้อมูลรายวันเกี่ยวกับรายรับจากห้องพัก ค่าใช้จ่ายในแต่ละวัน เช่น ค่าจ้างต่าง ๆ ค่าใช้จ่าย-ค่าบริการจากภายนอก และค่าสาธารณูปโภค เป็นปัจจัยที่ทำให้ผู้ประกอบการสามารถวางแผนการจัดการทรัพยากรได้อย่างแม่นยำ 

นอกจากนี้ การทำบัญชีอย่างละเอียดช่วยให้เจ้าของโรงแรมสามารถประเมินกำไร-ขาดทุนของธุรกิจได้ รวมทั้งยังช่วยให้สามารถตรวจสอบการใช้จ่ายเกินกว่าที่กำหนด และหาแนวทางลดต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการบริหารธุรกิจที่ต้องการความมั่นคงทางการเงิน

ประเภทของรายได้ในบัญชีโรงแรมขนาดเล็ก

รายได้ในธุรกิจโรงแรมขนาดเล็กสามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภท ซึ่งแต่ละประเภทจำเป็นต้องบันทึกอย่างแยกจากกันเพื่อให้สามารถติดตาม และวิเคราะห์ได้อย่างชัดเจน ประเภทของรายได้หลักๆ ได้แก่

• รายได้จากการให้บริการห้องพัก: รายได้จากการจองห้องพัก ซึ่งเป็นแหล่งรายได้หลักของโรงแรม
• รายได้จากอาหาร และเครื่องดื่ม: หากโรงแรมมีห้องอาหาร หรือบาร์ จะต้องบันทึกรายได้นี้แยกจากรายได้จากห้องพัก
• รายได้จากบริการเสริมอื่น ๆ: บริการเพิ่มเติม เช่น การจองทัวร์ บริการซักรีด สปา หรือบริการรับ - ส่ง ควรแยกประเภทบัญชีเพื่อให้สามารถติดตามได้ง่าย

การทำบัญชีที่ถูกต้องจะช่วยให้เจ้าของโรงแรมทราบถึงแหล่งรายได้ที่ทำกำไรมากที่สุด และสามารถวางแผนพัฒนาบริการที่สร้างผลตอบแทนได้ดียิ่งขึ้น รวมถึงพิจารณาในการปรับเปลี่ยนรูปแบบกับสิ่งที่ไม่ได้สร้างผลตอบแทนให้กับธุรกิจ

ประเภทของค่าใช้จ่ายในธุรกิจโรงแรมขนาดเล็ก

ธุรกิจโรงแรมขนาดเล็ก มีค่าใช้จ่ายที่หลากหลายซึ่งต้องได้รับการบันทึกอย่างเป็นระเบียบเพื่อช่วยในการควบคุมต้นทุน ซึ่งค่าใช้จ่ายหลัก ๆ ทีมีได้แก่:

• ค่าจ้างแรงงาน: ค่าพนักงานเป็นค่าใช้จ่ายหลักของโรงแรมขนาดเล็ก ค่าพนักงานควรถูกบันทึกในระบบบัญชีเป็นประจำเพื่อให้ทราบถึงค่าใช้จ่ายรายเดือน และผลกระทบต่อกำไร
• ค่าวัตถุดิบซื้อ-ขาย (ทางตรง): ค่าวัตถุดิบอาหาร-เครื่องดื่ม ที่ซื้อมา ขายไป
• ค่าสาธารณูปโภค: ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าซ่อมบำรุง ฯลฯ ซึ่งมีความจำเป็นต่อการให้บริการที่มีคุณภาพ
• ค่าเสื่อมราคา: ค่าเสื่อมของอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวก เช่น เฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้ไฟฟ้า จำเป็นต้องบันทึกในระบบบัญชีเพื่อให้ทราบถึงอายุการใช้งานและความจำเป็นในการซ่อมแซมหรือเปลี่ยนทดแทน
• ค่าใช้จ่ายในการขาย และทำการตลาด: การโฆษณา และส่งเสริมการขาย รวมถึงค่าบริการจากการใช้แพลตฟอร์มจองโรงแรมออนไลน์ เช่น Booking.com, Agoda ฯลฯ ที่โดนหักค่าคอมฯ ส่วนนี้ถือเป็นต้นทุนที่มาจากการขายห้องพักเช่นกัน
• ค่าระบบบริหาร และซอฟต์แวร์อื่น ๆ: ค่าใช้จ่ายนี้จะเป็นเรื่องของการนำเทคโนโลยีมาช่วยในการบริหารที่พักให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ในการ Synchronize ระบบส่วนหน้า กับBackOffice แบบเรียลไทม์ ทั้งการจองห้องพักออนไลน์ การจัดการห้องพัก การส่งงานระหว่างแผนก การจัดเก็บข้อมูลลูกค้า และอีกมากมายตามจุดเด่นของแต่ละระบบ เช่น ระบบของ RoomScope

การจัดทำงบกำไรขาดทุน

งบกำไรขาดทุนเป็นรายงานทางการเงินที่สำคัญสำหรับการดำเนินธุรกิจโรงแรมขนาดเล็ก ช่วยให้เจ้าของสามารถประเมินผลการดำเนินงานของธุรกิจในระยะเวลาที่กำหนดได้ โดยงบกำไรขาดทุนจะประกอบด้วย:

• รายรับทั้งหมด: รายได้จากห้องพัก อาหารและเครื่องดื่ม และบริการเสริม
• ต้นทุนการดำเนินงาน: ค่าแรงงาน ค่าสาธารณูปโภค และค่าใช้จ่ายอื่นๆ
• กำไรสุทธิ: รายรับหักด้วยต้นทุนและค่าใช้จ่ายทั้งหมด

การจัดทำงบกำไรขาดทุนช่วยให้เห็นภาพรวมของธุรกิจว่ามีรายได้ และกำไรที่เพียงพอหรือไม่ ซึ่งจะเป็นตัวชี้วัดให้เจ้าของโรงแรมสามารถปรับปรุงแผนธุรกิจเพื่อเพิ่มกำไรหรือควบคุมต้นทุนได้

การเลือกใช้ซอฟต์แวร์บัญชีสำหรับโรงแรมขนาดเล็ก

การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสมเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยให้การทำบัญชีโรงแรมขนาดเล็กเป็นเรื่องง่าย และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์บัญชีหลากหลายที่ออกแบบมาเพื่อรองรับธุรกิจโรงแรม  ซอฟต์แวร์เหล่านี้ช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการบันทึกข้อมูลด้วยมือ และยังช่วยในการสร้างรายงานทางการเงินที่แม่นยำเพื่อการนำไปวิเคราะห์วางแผนทางการเงินในอนาคต แต่ก็ต้องมาพิจารณาถึงค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์ให้เหมาะสม

การเลือกซอฟต์แวร์ควรพิจารณาถึงความต้องการของธุรกิจ เช่น จำนวนห้องพัก จำนวนพนักงาน และประเภทของบริการเสริม ต่างๆ การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะช่วยประหยัดเวลา และลดต้นทุนในการบริหารจัดการบัญชี

ภาษีที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจโรงแรมขนาดเล็ก

ธุรกิจโรงแรมขนาดเล็กต้องมีการจัดการภาษีอย่างถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา หรือภาษีเงินได้นิติบุคคล ภาษีธุรกิจโรงแรมมีความซับซ้อนและแตกต่างกันไปตามขนาด และประเภทของธุรกิจ ดังนั้นเจ้าของโรงแรมควรศึกษา และทำความเข้าใจเกี่ยวกับข้อกำหนดภาษีที่เกี่ยวข้อง *บทความคู่มือชำระภาษีสำหรับธุรกิจโรงแรมขนาดเล็ก 

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำบัญชีโรงแรมขนาดเล็ก

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำบัญชีโรงแรมขนาดเล็กมักเกิดจากการบันทึกข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือไม่เป็นระบบ เช่น การลืมบันทึกค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ หรือการรวมค่าใช้จ่ายต่างๆ ไว้ในบัญชีเดียวกัน ทำให้ไม่สามารถติดตามต้นทุนแต่ละประเภทได้อย่างชัดเจน การแก้ไขปัญหานี้สามารถทำได้โดยการใช้ซอฟต์แวร์บัญชี หรือจัดทำระบบบันทึกที่เป็นระบบระเบียบและตรวจสอบข้อมูลทางการเงินอย่างสม่ำเสมอ

สรุป

การทำบัญชี มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของธุรกิจในระยะยาว การจัดการบัญชีให้มีประสิทธิภาพ และถูกต้อง จะช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถติดตามรายรับรายจ่าย ควบคุมต้นทุน และประเมินผลการดำเนินงานของโรงแรมได้อย่างถูกต้อง และนำข้อมูลมาวิเคราะห์ได้อย่างแม่นยำ
 

สุดท้ายนี้ RoomScope #1โปรแกรมโรงแรม | ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบบริหารที่พักขนาดเล็กทุกสไตล์ และระบบจองห้องพักของคนไทย หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้ผู้ประกอบการได้เล็งเห็นถึงความสำคัญในการทำบัญชี เพื่อนำมาวิเคราะห์ ประเมิน ปรับปรุงธุรกิจ และใช้เป็นข้อมูลประกอบแผนในการลดต้นทุน เพื่อพลิกกลับมาเป็นกำไร ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ฝากเป็นกำลังใจ กดไลค์ กดติดตาม/แนะนำ เพจ RoomScope ระบบโรงแรม ด้วยนะครับ แล้วพบกับความรู้คู่โรงแรม บทความดีดี มีประโยชน์ได้อีกเรื่อย ๆ ขอให้เป็นวันที่สวยงามสำหรับทุกคน ขอบคุณครับ