Blog

ออกแบบหน้า "บุ๊คที่รอจัดการ" ใหม่ทั้งหมด ปรับปรุงรายงาน/ระบบบัญชี แยกห้องดอร์ม และอัพเดตอื่นๆ

9 มิ.ย. 18

ออกแบบหน้ารวม "บุ๊คที่รอจัดการ" ใหม่ทั้งหมด

คงมีบางครั้งที่โรงแรมอาจงงว่าบุ๊คแต่ละบุ๊คที่เข้ามาแต่ช่องทางใน RoomScope เราจะต้องทำอะไรต่อบ้าง??? นั่นก็เพราะข้อมูลในปัจจุบันมันอาจจะดูเยอะไปหมดและไม่สื่อสารตรงประเด็นมากเพียงพอ

RoomScope จึงขอออกแบบหน้านี้ใหม่หมดโดยเรียกใหม่ว่าแท๊ป "รายการ" (Pendings) ดังรูป ซึ่งมาแทนแท๊ปเก่า 2 แท๊ปให้เหลือแค่แท๊ปเดียวเพื่อการจัดการที่ง่ายขึ้น

 

 

จากภาพรวมจะเห็นว่ามีความแตกต่างจากแบบเก่าพอสมควร

 

ความสามารถใหม่

  • กลุ่มของบุ๊คกิ้ง จะไม่แยกเยอะแยะแล้ว แยกเป็นเพียง 2 กลุ่มในแท๊ปเดียวเท่านั้น คือ 1) โดยลูกค้า และ 2) โดยโรงแรม
     
  • ฟิลเตอร์ ช่วยการทำงานได้สะดวกขึ้น
    ฟิลเตอร์นี้ออกแบบมาเพื่อกรุ๊ปรายการที่มีการจัดการคล้ายๆ กัน สะดวกในการจัดการงานเป็นอย่างๆ ไป


     
     
    • ไม่รวมที่ยืนยันอัตโนมัติ
      ไม่แสดงบุ๊คที่มีการชำระผ่าน Credit Card/PayPal เพราะรายการเหล่านี้ระบบจะทำทุกอย่างให้เรียบร้อยแล้ว โรงแรมอาจไม่จำเป็นต้องเช็คอะไรเลยก็ได้
       
    • เฉพาะที่ยืนยันอัตโนมัติ
      แสดงเฉพาะบุ๊คที่มีการชำระผ่าน Credit Card/PayPal เพื่อให้ง่ายในการเลือกตรวจสอบ
       
    • เฉพาะที่แจ้งโอนเงินมาแล้ว
      แสดงเฉพาะบุ๊คที่มีการแจ้งโอนเงินผ่านระบบแล้ว สะดวกในการเลือกยืนยันและตรวจสอบยอดในบัญชี
       
    • เฉพาะที่เลยกำหนดชำระ
      แสดงเฉพาะบุ๊คที่มีการเลือกชำระแบบ Bank Transfer/Counter ที่หมดเวลาล็อคแล้ว โรงแรมสามารถเลือกที่จะรอต่อ (ถ้าห้องยังว่าง) หรือยกเลิกได้
        
  • สถานะของรายการที่ละเอียดและชัดเจน
    *ตัวอย่างด้านล่างนี้เป็นเพียงบางส่วน ซึ่งโรงแรมจะค้นพบสถานะที่แตกต่างกันอีกหลายแบบเมื่อเจอบุ๊คนั้นมีเงื่อนไขที่เข้ากัน

    ตัวอย่างสถานะ

    รายการจองใหม่ รอชำระผ่านเคาน์เตอร์โดยล็อคห้องถึงเวลาดังรูป
     


    รายการเปลี่ยนแปลงที่มีการชำระเงินเรียบร้อยแล้วผ่านบัตรเครดิต
     



    รายการจองโดยโรงแรมที่มีการเรียกชำระเงิน 2,560 บาทและครบกำหนดตามในรูป (เฉพาะการเรียกชำระเงินหลังการอัพเดตนี้)
     


     
    รายการจองที่มีการแจ้งโอนเงินเข้ามาแล้ว
     


     
    รายการล็อคห้องชั่วคราวโดยโรงแรมที่จะถูกลบถ้าไม่เปลี่ยนเป็นบุ๊คในเวลาที่กำหนด
     



     
  • แสดงข้อมูลได้ครบถ้วน
     
    • หากมีคำขอพิเศษ
       

       
    • หากมีบริการเสริม (Optional Services)
       

       
    • หากมีรายการเสริม (Add-Ons)


       
    • หากมีการชำระเงินไม่ตรงกับยอด

 

  • ซ่อน/แสดงรายการจองในหน้ารวม
    รายการที่แสดงในหน้ารวมจะอัตโนมัติตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น อย่างไรก็ตามสามารถกำหนดได้ว่าต้องการให้รายการจองใดแสดงหรือไม่แสดงในหน้ารวม ดูคู่มือ

 

 

ปรับปรุงรายงานให้แสดงผลได้หลากหลายและละเอียดขึ้น

  • กรองข้อมูลและจัดเรียงตามลูกค้า เพื่อให้ง่ายเวลาลูกค้ามาเป็นกรุ๊ป
  • สรุปจำนวนห้อง ผู้เข้าพักสูงสุด และจำนวนเตียงเสริม (รายงานเช็คอิน/เช็คเอาท์)
  • สรุปการเงินในแต่ละวัน และแสดงยอดค้างชำระในแต่ละบุ๊คกิ้ง (รายงานการจอง)
  • แสดงรายการเสริมแต่ละบุ๊คกิ้ง
  • แสดงจำนวนห้องที่ถูกจองในกราฟ (รายงานสรุปการจอง)

 

 

เลือกประเภทห้องแบบดอร์ม (แชร์รูม) ได้แล้ว

เนื่องจากดอร์ม (Shared Room) มีการขายเป็นเตียง การแจ้งข้อมูลเวลาที่ลูกค้าจองควรจะแตกต่างกับแบบห้อง (Private Room) เช่น แทนที่จะบอกว่าจอง 1 ห้อง ก็ต้องบอกว่า จอง 1 เตียงแทน

ณ ตอนนี้โรงแรมสามารถปรับเปลี่ยนประเภทห้องเป็นแบบดอร์มได้แล้วโดยแก้ไขประเภทห้องนั้นๆ *ห้องที่มีชื่อ Dorm หรือมีส่วนของชื่อห้องตรง ระบบจะเปลี่ยนชนิดห้องให้อัตโนมัติหลังการอัพเดต

 

หากขายเป็นเตียงให้เลือกเป็นห้องแบบแชร์

 

เมื่อเปลี่ยนเป็นประเภทแชร์ ประเภทการขายก็จะถูกเปลี่ยนเป็นเตียงในทุกๆ จุด ไม่สร้างความสับสนอีกต่อไป

 

 

ปรับปรุงเพิ่มระบบบัญชี

  • เพิ่มประเภทเอกสาร "ใบแจ้งหนี้"
  • ชื่อ, ที่อยู่สำหรับออกเอกสารกำหนดได้ 2 ภาษา (อ่านคู่มือที่นี่)
  • ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ สามารถส่งอีเมล์ให้ลูกค้าได้จากระบบ โดยการใช้เมนู "อีเมล์" ในแต่ละรายการ หากใบแจ้งหนี้ หรือใบเสนอราคานั้นผูกกับข้อมูลบุ๊คกิ้ง ระบบจะกรอกอีเมล์ให้อัตโนมัติ


     

เพิ่มเทมเพลตข้อความเพื่อใส่ไปในอีเมล์ประเภทต่างๆ อัตโนมัติ

ก่อนหน้านี้ระบบจะอนุญาตให้เฉพาะการแนบไฟล์อัตโนมัติไปกับอีเมล์ ซึ่งบางครั้งอาจไม่โดดเด่นพอในการสื่อสารกับลูกค้า เราจึงปรับปรุงให้สามารถใส่ข้อความได้ด้วย เข้าใจว่าทุกโรงแรมคงเคยเห็นกันอยู่แล้วเพียงแต่ต้องใส่ไปเองทุกครั้ง

 

 

เมื่อมีการส่งอีเมล์ก็จะมีการใส่ข้อความให้อัตโนมัติ

 

อัพเดตอื่นๆ

  • Extranet (BackOffice)
     
    • เพิ่มเติม - เวลาส่งอีเมล์เรียกชำระเงินสามารถเลือกช่องทางการชำระเงินเฉพาะบางช่องทางได้แล้ว ในกรณีที่สนับสนุนหลายช่องทาง
    • เพิ่มเติม - รายการเสริม (Add On) สามารถเพิ่มจากเทมเพลตรายการที่ใช้ออกเอกสารทางบัญชีได้


       
    • แก้ปัญหา - รายการจองที่เรทราคาถูกลบไปสามารถแก้ไขได้แล้ว แต่อาจจะต้องเลือกเรทอื่นแทนเรทราคาที่ถูกลบ
    • แก้ปัญหา - บุ๊คกิ้งที่มีการเรียกชำระเงินแต่ทุกรายการในบุ๊คกิ้งนั้นได้ถูกยกเลิก ลูกค้าสามารถแนบหลักฐานการชำระเงินได้ ได้รับการแก้ไขไม่ให้สามารถทำได้แล้ว