ออกแบบหน้า "บุ๊คที่รอจัดการ" ใหม่ทั้งหมด ปรับปรุงรายงาน/ระบบบัญชี แยกห้องดอร์ม และอัปเดตอื่นๆ

ออกแบบหน้ารวม "บุ๊คที่รอจัดการ" ใหม่ทั้งหมด

คงมีบางครั้งที่โรงแรมอาจงงว่าบุ๊คแต่ละบุ๊คที่เข้ามาแต่ช่องทางใน RoomScope เราจะต้องทำอะไรต่อบ้าง??? นั่นก็เพราะข้อมูลในปัจจุบันมันอาจจะดูเยอะไปหมดและไม่สื่อสารตรงประเด็นมากเพียงพอ

RoomScope จึงขอออกแบบหน้านี้ใหม่หมดโดยเรียกใหม่ว่าแท๊ป "รายการ" (Pendings) ดังรูป ซึ่งมาแทนแท๊ปเก่า 2 แท๊ปให้เหลือแค่แท๊ปเดียวเพื่อการจัดการที่ง่ายขึ้น

 

 

จากภาพรวมจะเห็นว่ามีความแตกต่างจากแบบเก่าพอสมควร

 

ความสามารถใหม่

• กลุ่มของบุ๊คกิ้ง จะไม่แยกเยอะแยะแล้ว แยกเป็นเพียง 2 กลุ่มในแท๊ปเดียวเท่านั้น คือ 1) โดยลูกค้า และ 2) โดยโรงแรม
   
• ฟิลเตอร์ ช่วยการทำงานได้สะดวกขึ้น
  ฟิลเตอร์นี้ออกแบบมาเพื่อกรุ๊ปรายการที่มีการจัดการคล้ายๆ กัน สะดวกในการจัดการงานเป็นอย่างๆ ไป
  
  
   
   
  • ไม่รวมที่ยืนยันอัตโนมัติ
    ไม่แสดงบุ๊คที่มีการชำระผ่าน Credit Card/PayPal เพราะรายการเหล่านี้ระบบจะทำทุกอย่างให้เรียบร้อยแล้ว โรงแรมอาจไม่จำเป็นต้องเช็คอะไรเลยก็ได้
     
  • เฉพาะที่ยืนยันอัตโนมัติ
    แสดงเฉพาะบุ๊คที่มีการชำระผ่าน Credit Card/PayPal เพื่อให้ง่ายในการเลือกตรวจสอบ
     
  • เฉพาะที่แจ้งโอนเงินมาแล้ว
    แสดงเฉพาะบุ๊คที่มีการแจ้งโอนเงินผ่านระบบแล้ว สะดวกในการเลือกยืนยันและตรวจสอบยอดในบัญชี
     
  • เฉพาะที่เลยกำหนดชำระ
    แสดงเฉพาะบุ๊คที่มีการเลือกชำระแบบ Bank Transfer/Counter ที่หมดเวลาล็อคแล้ว โรงแรมสามารถเลือกที่จะรอต่อ (ถ้าห้องยังว่าง) หรือยกเลิกได้
      
• สถานะของรายการที่ละเอียดและชัดเจน
  *ตัวอย่างด้านล่างนี้เป็นเพียงบางส่วน ซึ่งโรงแรมจะค้นพบสถานะที่แตกต่างกันอีกหลายแบบเมื่อเจอบุ๊คนั้นมีเงื่อนไขที่เข้ากัน
  
  ตัวอย่างสถานะ
  
  รายการจองใหม่ รอชำระผ่านเคาน์เตอร์โดยล็อคห้องถึงเวลาดังรูป
   
  
  
  รายการเปลี่ยนแปลงที่มีการชำระเงินเรียบร้อยแล้วผ่านบัตรเครดิต
   
  
  
  รายการจองโดยโรงแรมที่มีการเรียกชำระเงิน 2,560 บาทและครบกำหนดตามในรูป (เฉพาะการเรียกชำระเงินหลังการอัพเดตนี้)
   
  
   
  รายการจองที่มีการแจ้งโอนเงินเข้ามาแล้ว
   
  
   
  รายการล็อคห้องชั่วคราวโดยโรงแรมที่จะถูกลบถ้าไม่เปลี่ยนเป็นบุ๊คในเวลาที่กำหนด
   
  
  
   
• แสดงข้อมูลได้ครบถ้วน
   
  • หากมีคำขอพิเศษ
     
    
     
  • หากมีบริการเสริม (Optional Services)
     
    
     
  • หากมีรายการเสริม (Add-Ons)
    
    
     
  • หากมีการชำระเงินไม่ตรงกับยอด
    
    

 

• ซ่อน/แสดงรายการจองในหน้ารวม
  รายการที่แสดงในหน้ารวมจะอัตโนมัติตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น อย่างไรก็ตามสามารถกำหนดได้ว่าต้องการให้รายการจองใดแสดงหรือไม่แสดงในหน้ารวม ดูคู่มือ

 

 

ปรับปรุงรายงานให้แสดงผลได้หลากหลายและละเอียดขึ้น

• กรองข้อมูลและจัดเรียงตามลูกค้า เพื่อให้ง่ายเวลาลูกค้ามาเป็นกรุ๊ป
• สรุปจำนวนห้อง ผู้เข้าพักสูงสุด และจำนวนเตียงเสริม (รายงานเช็คอิน/เช็คเอาท์)
• สรุปการเงินในแต่ละวัน และแสดงยอดค้างชำระในแต่ละบุ๊คกิ้ง (รายงานการจอง)
• แสดงรายการเสริมแต่ละบุ๊คกิ้ง
• แสดงจำนวนห้องที่ถูกจองในกราฟ (รายงานสรุปการจอง)

 

 

เลือกประเภทห้องแบบดอร์ม (แชร์รูม) ได้แล้ว

เนื่องจากดอร์ม (Shared Room) มีการขายเป็นเตียง การแจ้งข้อมูลเวลาที่ลูกค้าจองควรจะแตกต่างกับแบบห้อง (Private Room) เช่น แทนที่จะบอกว่าจอง 1 ห้อง ก็ต้องบอกว่า จอง 1 เตียงแทน

ณ ตอนนี้โรงแรมสามารถปรับเปลี่ยนประเภทห้องเป็นแบบดอร์มได้แล้วโดยแก้ไขประเภทห้องนั้นๆ *ห้องที่มีชื่อ Dorm หรือมีส่วนของชื่อห้องตรง ระบบจะเปลี่ยนชนิดห้องให้อัตโนมัติหลังการอัพเดต

 

หากขายเป็นเตียงให้เลือกเป็นห้องแบบแชร์

 

เมื่อเปลี่ยนเป็นประเภทแชร์ ประเภทการขายก็จะถูกเปลี่ยนเป็นเตียงในทุกๆ จุด ไม่สร้างความสับสนอีกต่อไป

 

 

ปรับปรุงเพิ่มระบบบัญชี

• เพิ่มประเภทเอกสาร "ใบแจ้งหนี้"
• ชื่อ, ที่อยู่สำหรับออกเอกสารกำหนดได้ 2 ภาษา (อ่านคู่มือที่นี่)
• ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ สามารถส่งอีเมล์ให้ลูกค้าได้จากระบบ โดยการใช้เมนู "อีเมล์" ในแต่ละรายการ หากใบแจ้งหนี้ หรือใบเสนอราคานั้นผูกกับข้อมูลบุ๊คกิ้ง ระบบจะกรอกอีเมล์ให้อัตโนมัติ
  
  
   

• แยกเอกสารแต่ละชนิดด้วยสีที่แตกต่าง
  
    ใบเสร็จรับเงิน
    ใบกำกับภาษี
    โฟลิโอ
    ใบเสนอราคา
    ใบแจ้งหนี้
   
• ดึงข้อมูลลูกค้าที่เคยออกใบกำกับแล้วให้อัตโนมัติ (Auto Complete)
  
  
   
• เรียงลำดับแต่ละรายการได้
  
  
   

เพิ่มเทมเพลตข้อความเพื่อใส่ไปในอีเมล์ประเภทต่างๆ อัตโนมัติ

ก่อนหน้านี้ระบบจะอนุญาตให้เฉพาะการแนบไฟล์อัตโนมัติไปกับอีเมล์ ซึ่งบางครั้งอาจไม่โดดเด่นพอในการสื่อสารกับลูกค้า เราจึงปรับปรุงให้สามารถใส่ข้อความได้ด้วย เข้าใจว่าทุกโรงแรมคงเคยเห็นกันอยู่แล้วเพียงแต่ต้องใส่ไปเองทุกครั้ง

 

 

เมื่อมีการส่งอีเมล์ก็จะมีการใส่ข้อความให้อัตโนมัติ

 

อัปเดตอื่นๆ

• Extranet (BackOffice)
   
  • เพิ่มเติม - เวลาส่งอีเมล์เรียกชำระเงินสามารถเลือกช่องทางการชำระเงินเฉพาะบางช่องทางได้แล้ว ในกรณีที่สนับสนุนหลายช่องทาง
  • เพิ่มเติม - รายการเสริม (Add On) สามารถเพิ่มจากเทมเพลตรายการที่ใช้ออกเอกสารทางบัญชีได้
    
    
     
  • แก้ปัญหา - รายการจองที่เรทราคาถูกลบไปสามารถแก้ไขได้แล้ว แต่อาจจะต้องเลือกเรทอื่นแทนเรทราคาที่ถูกลบ
  • แก้ปัญหา - บุ๊คกิ้งที่ถูกยกเลิกแล้ว หากมีการเรียกชำระเงินอีก ระบบจะไม่อนุญาตให้ลูกค้าแนบสลิป