อัปเดตระบบ พ.ย. 17 (1/2)

 

ที่ RoomScope เราพยามยามทำการปรับปรุงระบบให้ดีขึ้นอยู่เสมอ การอัปเดตครั้งนี้เราได้เพิ่มการตรวจสอบสถานะการเช็คอิน/เช็คเอาท์ เพิ่มประสิทธิภาพการแสดงผลเลย์เอาท์ แก้ไขข้อผิดพลาดที่พบ และเพิ่มคุณสมบัติใหม่ๆ ตามที่ได้รับรีเควสมา

 

• Extranet (BackOffice) 
   
  • เพิ่มระบบตรวจสอบเช็คอิน/เช็คเอาท์
  • เพิ่มห้องแบบ Extranet Only (โรงแรมเท่านั้นที่จองได้)
  • เพิ่มบัญชีธนาคารแบบ Extranet Only (โรงแรมเท่านั้นที่เลือกชำระเงินบัญชี้นี้ได้)
  • สามารถแนบไฟล์ไปในอีเมล์เรียกชำระเงิน (ทุกครั้ง)
  • สามารถเพิ่มข้อความในอีเมล์ยืนยันการจอง (ครั้งต่อครั้ง)
  • ปรับปรุงให้การจองผ่านปฎิทินทุกแบบสามารถแก้ไขวันเช็คอิน/เช็คเอาท์ก่อนบันทึกได้
  • เพิ่มความสามารถกรอกข้อมูลลูกค้าอัตโนมัติเมื่อจองเต็มผ่านปฏิทิน (Auto Complete)
  • เพิ่มตัวกรอง "ช่องทางการจอง" ในสรุปเงิน
  • เพิ่มตัวกรอง "ประเภทเรท" ในสรุปการจอง
  • การปรับปรุงอื่นๆ
     
• Booking Engine
   
  • อัพเดตเทคนิคใหม่ในการแสดงผลเลย์เอาท์
  • เพิ่มการแสดงวันหมดอายุโปรโมชั่นในระบบจอง
  • การปรับปรุงอื่นๆ

 

Extranet (BackOffice)

 

เพิ่มระบบตรวจสอบเช็คอิน/เช็คเอาท์

หนึ่งในฟีเจอร์ที่มีการรีเควสเข้ามามากที่สุด การจัดการการเช็คอิน/เช็คเอาท์ จะช่วยให้ทุกๆ คนที่เกี่ยวข้องกับการจอง/การเข้าพักของโรงแรมทราบสถานะการเข้าพักของแต่ละวันด้วยการจัดการแบบง่ายๆ แม่บ้านสามารถดูว่าห้องไหนเช็คเอาท์แล้ว ผู้บริหารสามารถรู้ได้ว่าลูกค้าเช็คอินครบถ้วนหรือไม่เพียงเข้าระบบมาดูเท่านั้น

 

การเข้าใช้งาน

เลือกเมนู บุ๊คกิ้ง ในแท็บปฏิทินเลือก → รายวัน

 

 

ระบบจะแสดงข้อมูลสรุปเช็คอินเช็คเอาท์

 

ปฏิทินจะแบ่งออกเป็นสองฝั่งภายใต้วันเดียวกัน

• ฝั่งด้านซ้ายมือจะเป็นบุ๊คที่มีกำหนดเช็คเอาท์ในวันที่เลือกไว้
• ฝั่งด้านขวามือจะเป็นบุ๊คที่มีกำหนดเช็คอินในวันที่เลือกไว้

 

ไอคอนสถานะการเข้าพัก

•  ยังไม่มีการกำหนดสถานะ
•  ถูกกำหนดสถานะเป็นเช็คเอาท์แล้ว
•  ถูกกำหนดสถานะเป็นเช็คอินแล้ว

 

การกำหนดสถานะ

นำเมาส์ไปชี้รายการจองที่ต้องการกำหนดสถานะ จะมี Popup ขึ้นมาดังรูป เมื่อกดปุ่ม สถานะจะเปลี่ยนไปตามที่ระบุ รวมถึงข้อมูลสรุปด้านบนของปฏิทินก็จะเปลี่ยนสะท้อนข้อมูลใหม่ด้วยเช่นกัน

 

ฝั่งจะเช็คอินจะมีปุ่มให้กำหนดสถานะว่าเช็คอินแล้ว

 

ฝั่งจะเช็คเอาท์จะมีปุ่มให้เลือกสถานะว่าเช็คเอาท์แล้ว

 

หากเป็นกรุ๊ป

ระบบจะแสดงอ๊อปชั่นให้เลือกว่าจะกำหนดสถานะทั้งกรุ๊ปที่เช็คอิน/เช็คเอาท์วันเดียวกันด้วยหรือไม่

 

 

 

VDO ตัวอย่างการใช้งาน

 

 

หมายเหตุควรรู้

• การจองห้องแบบ ปิดใช้งาน และ ล็อคชั่วคราว จะไม่สามารถกำหนดสถานะการเข้าพักได้ เนื่องจากไม่ใช่รายการจองจริง และจะไม่ถูกรวมในสรุปด้านบนของปฏิทิน
• หากมีกำหนดเช็คอินแต่ยังไม่ได้กำหนดเช็คเอาท์ในรายการเข้าพักก่อนหน้านี้ ระบบจะกำหนดให้โดยอัตโนมัติ

 

เพิ่มห้องแบบ Extranet Only

คำว่า Extranet Only ที่ใช้ในระบบ RoomScope นั้นหมายถึงรายการที่มีแต่เฉพาะโรงแรมเท่านั้นที่สามารถเห็นและจัดการได้ ตัวอย่างเช่น เรทที่มีเฉพาะโรงแรมใช้จองได้ หรือ ห้องพักที่มีแต่โรงแรมที่จองได้

ห้องแบบ Extranet Only อาจใช้ในกรณีที่โรงแรมต้องการเก็บห้องบางห้องหรือบางประเภทไว้ให้กับเอเจนท์ หรือ ลูกค้าแบบ Business หรืออาจเป็นห้องที่มีความต้องการพิเศษ ไม่ต้องการขาย Online แต่ต้องโทรเข้ามาให้โรงแรมแจ้งรายละเอียดและทำจองให้

การกำหนดค่าสามารถเข้าไปแก้ไขข้อมูล ประเภทห้อง หรือ หมายเลขห้อง แล้วเลือกสามารถใช้ได้ เฉพาะ Extranet ดังรูป

 

 

 

เมื่อกำหนดแล้วทุกจุดที่แสดงห้องจะมีเครื่องหมายล็อคซึ่งหมายถึง Extranet Only

 

ตัวกรอง Extranet Only ในปฎิทินการจอง

เพื่อความสะดวกในการจัดการห้อง เราได้เพิ่มตัวกรอง Extranet Only พร้อมตัวเลือกอื่นๆ ไว้ในปฏิทินการจอง ตัวเลือกนี้จะช่วยลดความผิดพลาดการจองได้

 

 

เพิ่มบัญชีธนาคารแบบ Extranet Only

เช่นเดียวกับห้องแบบ Extranet Only บัญชีธนาคารนี้ ลูกค้าจะไม่สามารถเห็นได้ ส่วนใหญ่มักใช้คู่กับ ห้องแบบ Extranet Only เพราะบางครั้งโรงแรมอาจต้องการที่จะสงวนบางบัญชีไว้สำหรับลูกค้า Agent หรือ Business เท่านั้น ไม่ต้องการให้ลูกค้า Online ทั่วไปเห็น เพื่อความสะดวกด้านการบัญชี

การกำหนดค่าสามารถเข้าไปแก้ไขข้อมูล ข้อมูลบัญชีธนาคาร แล้วเลือกสามารถใช้ได้ เฉพาะ Extranet ... ดังรูป

 

 

เมื่อกำหนดแล้วทุกจุดที่แสดงบัญชีจะมีเครื่องหมายล็อคซึ่งหมายถึง Extranet Only

 

สามารถแนบไฟล์ไปในอีเมล์เรียกชำระเงิน

เป็นการเพิ่มความสามารถจากที่ทำได้เพียงแนบไฟล์ไปพร้อมอีเมล์ยืนยันการจอง โดยสามารถเลือกที่จะแนบไปยังอีเมล์เรียกชำระเงินได้ด้วย หรือจะแนบเฉพาะอีเมล์เรียกชำระเงินและไม่แนบอีเมล์ยืนยันก็เลือกได้อิสระ

 

 

 

สามารถเพิ่มข้อความในอีเมล์ยืนยันการจอง

ฟีเจอร์ที่คล้ายกันนี้มีอยู่แล้วในการส่งอีเมล์เรียกชำระเงิน เมื่อมีแอ็คชั่นการส่งอีเมล์ยืนยัน ระบบจะมีช่องให้กรอกข้อความดังรูป

 

 

หรือหากมีการยืนยันการจองแบบโอนเงินจะมีช่องให้กรอกเช่นกัน

 

 

หมายเหตุ

• ไม่สามารถใช้ได้กับยืนยันการจองที่มีการจัดส่งแบบอัตโนมัติ เช่น ชำระโดยเครดิตการ์ด

 

 

ปรับปรุงให้การจองผ่านปฎิทินทุกแบบสามารถแก้ไขวันเช็คอิน/เช็คเอาท์ก่อนบันทึกได้

ก่อนหน้าการอัปเดตครั้งนี้ เนื่องด้วยความยากทางเทคนิค การจองในปฏิทินเมื่ออยู่ในขั้นตอนการกรอกข้อมูลแล้วจะสามารถเปลี่ยนวันเช็คอิน/เช็คเอาท์ได้เฉพาะเมื่อจองแบบด่วน ซึ่งทำให้โรงแรมที่มีการเข้าพักเกินหนึ่งเดือนและใช้การจองแบบลงข้อมูลเต็มนั้นทำงานได้ไม่สะดวก

การอัปเดตครั้งนี้ เพิ่มอิสระในการในการปรับเปลี่ยนวันเช็คอิน/เช็คเอาท์แม้หลังจากเลือกในปฏิทินไปแล้ว และจะมีการตรวจสอบก่อนบันทึกว่ามีบุ๊คในวันที่เลือกแล้วหรือไม่ เพราะฉะนั้นโรงแรมจะไม่ต้องเป็นกังวลเรื่องบุ๊คซ้อน

 

 

 

เพิ่มความสามารถกรอกข้อมูลลูกค้าอัตโนมัติเมื่อจองเต็มผ่านปฏิทิน

การกรอกข้อมูลอัตโนมัติหรือ Auto Complete จะช่วยให้โรงแรมทำบุ๊คได้รวดเร็วขึ้น ระบบนี้จะทำงานในขั้นตอนการกรอกข้อมูลลูกค้า เมื่อคีย์ข้อมูลเข้าไป Auto Complete จะเริ่มแนะนำโดยเปรียบเทียบจากชื่อหรืออีเมล์ของลูกค้า

 

 

 

เพิ่มตัวกรอง "ช่องทางการจอง" ในสรุปเงิน

เมนู บุ๊คกิ้ง → สรุปเงิน

 

 

 

เพิ่มตัวกรอง "ประเภทเรท" ในสรุปการจอง

ทำให้การสรุปยอดจากการจองของเรทแต่ละประเภทนั้นเป็นไปได้ง่าย อาจใช้ในการสรุปยอดเพื่อวิเคราะห์การตลาด

เมนู รายงาน →  สรุปรายวัน → การจอง

 

 

 

การปรับปรุงอื่นๆ

• ปรับปรุง - เพิ่ม/คัดลอกหมายเลขห้องได้ครั้งละหลายๆ ห้อง เหมาะสำหรับโรงแรมที่มีห้องจำนวนมาก
• ปรับปรุง - ยกเลิกสถานะห้อง "ระหว่างการปรับปรุง" เนื่องจากซ้ำซ้อน สถานะห้องพักที่ใช้สถานะนี้จะถูกเปลี่ยนเป็น "เตรียมข้อมูล"
• ปรับปรุง - ยกเลิกตัวกรองสถานะห้องพักในหน้าปฏิทินการจองและหน้าอื่นๆ โดยจะแสดงห้องพักที่มีสถานะเป็น "เปิดใช้งาน" เท่านั้น (ยกเว้นในหน้าจัดการห้องพักเอง) หากโรงแรมต้องการจัดการห้องที่ไม่เปิดให้ลูกค้าจองเอง ให้เปลี่ยนสถานะห้องเป็น "เปิดใช้งาน" และเลือกแสดงเฉพาะ Extranet
• แก้ไข - ไม่แสดงสีของวันสุดสัปดาห์ในหน้าปฏิทินถ้าไม่เลือกแสดงเรทราคา
• แก้ไข - ในส่วนข้อมูลการคืนเงิน แสดงรายละเอียดไม่ครบ เช่น ชื่อบัญชีของผู้ที่โรงแรมคืนเงินให้
• แก้ไข - สีในกราฟสรุปการจองไม่แสดง (เฉพาะ Booking Engine Standard)

 

Booking Engine

 

อัปเดตเทคนิคใหม่ในการแสดงผลเลย์เอาท์

เฉพาะ Booking Engine Premium

ถ้าได้ย้อนอ่านบล็อกเก่าๆ จะพบว่าเมื่อปีที่แล้วเราก็ได้เราได้ทำการอัปเดตลักษณะเช่นเดียวกันนี้ และครั้งนี้ก็ถือว่าเป็นการพัฒนาต่อยอดขึ้นไปอีกขั้นเพื่อให้การแสดงผลนั้นเร็วขึ้น การซูม การแพน ดูสมูทลื่นไหลยิ่งกว่าครั้งไหนๆ และเรามั่นใจว่าสิ่งละอันพันละน้อยเหล่านี้จะช่วยให้ลูกค้าตัดสินใจจองได้ง่ายขึ้น

 

 

เพิ่มการแสดงวันหมดอายุโปรโมชั่นในระบบจอง

หากโรงแรมทำโปรโมชั่นที่มีการกำหนดเวลาแสดง ระบบจะแสดงวันที่กำกับที่เรทเพื่อช่วยให้ลูกค้ารู้สึกถึงความเร่งด่วนและตัดสินใจจองเร็วขึ้น

 

ตัวอย่างสำหรับ Booking Engine Premium

 

ตัวอย่างสำหรับ Booking Engine Standard

 

การปรับปรุงอื่นๆ

• แก้ไข - ระบบแสดงไอคอนให้สลับภาษาได้ทั้งๆ ที่โรงแรมอาจซัพพอร์ทแค่ภาษาเดียว
• แก้ไข - เปลี่ยนค่าเริ่มต้นจำนวนคืนจาก 2 คืนเป็น 1 คืน ในกรณีที่แบบลิงค์โดยตรง

 

ทีมงาน RoomScope หวังว่าการอัพเดตครั้งนี้จะทำให้โรงแรมได้ใช้ประโยชน์จากระบบของเราเพิ่มมากขึ้น และนี่ไม่ใช่การอัพเดตครั้งสุดท้าย เรายังมีแผนการพัฒนาฟีเจอร์ที่น่าตื่นเต้นอื่นๆ อีกมากมายในอนาคต