แนบข้อความ แผนที่ กฎระเบียบ หรือไฟล์อื่นๆ ไปพร้อมอีเมล์
ใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อแนบข้อความหรือไฟล์เอกสารที่ต้องการไปพร้อม อีเมล์ยืนยันการจอง / อีเมล์เรียกชำระเงิน / อีเมล์แจ้งยกเลิกการจอง
ไอเดียของไฟล์แนบ เช่น แผนที่ กฎระเบียบ นโยบายการเข้าพัก หรือ อาจจะเป็นการโปรโมทบริการเสริมอื่นๆ ก็ได้
การเข้าจัดการ
ใช้เมนู → เลือก เลือกแท็บ ระบบจะแสดงหน้าจอที่แบ่งออกเป็นส่วนข้อความและไฟล์แนบดังรูป
การเพิ่มข้อความ
คลิกที่ไอคอน ด้านหน้าของแต่ละประเภทอีเมล์ฃเพื่อแก้ข้อมูล ข้อความเหล่านี้จะถูกนำไปแนบในอีเมล์ประเภทนั้นๆ ดังรูป
- หากต้องการยกเลิกข้อความก็เพียงแก้ไขให้เป็นค่าว่างเท่านั้น
- ในกรณีที่โรงแรมเป็นผู้ส่งอีเมล์ต่างๆ เอง ระบบจะอนุญาตให้ปรับแต่งข้อความก่อนส่งได้
การเพิ่มไฟล์
กดปุ่ม ในส่วนของไฟล์แนบระบบจะแสดงหน้าจอให้กรอกข้อมูล
เมื่อบันทึก หลังจากนี้หากมีการส่ง “อีเมล์แต่ละประเภท” ระบบจะแนบไฟล์เอกสารนี้ให้โดยอัตโนมัติเหมือนดังรูป
ข้อควรระวังในการแนบไฟล์
- ขนาดของไฟล์ไม่ควรเกิน 1 MB เพื่อให้ลูกค้าไม่ต้องโหลดนาน และแม้ว่าระบบจะไม่ได้จำกัดขนาดไว้แต่ไฟล์ขนาดใหญ่เกินไปอาจทำให้ลูกค้าโรงแรมเกิดความรำคาญ
- ชื่อของไฟล์ควรตั้งให้สื่อความหมายของเนื้อหา ง่ายต่อการเรียกดู
- ในกรณีที่ใช้ไฟล์เดียวกันทั้งในภาษาไทยและอังกฤษ ควรตั้งชื่อไฟล์เป็นภาษาอังกฤษ
- การแนบไฟล์ควรจะแนบเท่าที่จำเป็นเท่านั้น ข้อมูลบางอย่างอาจไม่จำเป็นส่งตอนเรียกชำระเงิน เช่น แผนที่ การส่งไปเฉพาะตอนยืนยันการจองดูจะสมเหตุสมผลมากกว่า