แนบข้อความ แผนที่ กฎระเบียบ หรือไฟล์อื่นๆ ไปพร้อมอีเมล์

ใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อแนบข้อความหรือไฟล์เอกสารที่ต้องการไปพร้อมอีเมล์ยืนยันการจอง / อีเมล์เรียกชำระเงิน / อีเมล์แจ้งยกเลิกการจอง

ไอเดียของไฟล์แนบ เช่น แผนที่ กฎระเบียบ นโยบายการเข้าพัก หรืออาจจะเป็นการโปรโมทบริการเสริมอื่นๆ ก็ได้

การเข้าจัดการ

ใช้เมนู ข้อมูล → เลือก โรงแรม เลือกแท็บ เทมเพลตอีเมล์ ระบบจะแสดงหน้าจอที่แบ่งออกเป็นส่วนข้อความ และไฟล์แนบดังรูป

การเพิ่มข้อความ

คลิกที่ไอคอน แก้ไข ด้านหน้าของแต่ละประเภทอีเมล์เพื่อแก้ข้อมูล ข้อความเหล่านี้จะถูกนำไปแนบในอีเมล์ประเภทนั้นๆ ดังรูป

• หากต้องการยกเลิกข้อความก็เพียงแก้ไขให้เป็นค่าว่างเท่านั้น
• ในกรณีที่โรงแรมเป็นผู้ส่งอีเมล์ต่างๆ เอง ระบบจะอนุญาตให้ปรับแต่งข้อความก่อนส่งได้

การเพิ่มไฟล์

กดปุ่ม เพิ่ม ในส่วนของไฟล์แนบระบบจะแสดงหน้าจอให้กรอกข้อมูล

เมื่อบันทึก หลังจากนี้หากมีการส่ง “อีเมล์แต่ละประเภท” ระบบจะแนบไฟล์เอกสารนี้ให้โดยอัตโนมัติเหมือนดังรูป

ข้อควรระวังในการแนบไฟล์

1. ขนาดของไฟล์ไม่ควรเกิน 1 MB เพื่อให้ลูกค้าไม่ต้องโหลดนาน และแม้ว่าระบบจะไม่ได้จำกัดขนาดไว้แต่ไฟล์ขนาดใหญ่เกินไปอาจทำให้ลูกค้าโรงแรมเกิดความรำคาญ
2. ชื่อของไฟล์ควรตั้งให้สื่อความหมายของเนื้อหา ง่ายต่อการเรียกดู
3. ในกรณีที่ใช้ไฟล์เดียวกันทั้งในภาษาไทยและอังกฤษ ควรตั้งชื่อไฟล์เป็นภาษาอังกฤษ
4. การแนบไฟล์ควรจะแนบเท่าที่จำเป็นเท่านั้น ข้อมูลบางอย่างอาจไม่จำเป็นส่งตอนเรียกชำระเงิน เช่น แผนที่ การส่งไปเฉพาะตอนยืนยันการจองดูจะสมเหตุสมผลมากกว่า