นโยบายการยกเลิก

การกำหนดนโยบายการยกเลิกนั้นมีความสำคัญ ไม่เพียงที่จะช่วยปกป้องผลประโยชน์ของโรงแรม แต่ยังช่วยให้ RoomScope คำนวณค่าใช้จ่ายต่างๆ จากการยกเลิก, เปลี่ยนแปลง และจัดการด้านการเงินโดยอัตโนมัติ เช่น

หากลูกค้ามีการเลื่อนวัน ตานโยบายต้องชาร์จ 1 คืน ระบบจะแจ้งให้ลูกค้าชำระเงินผ่านช่องทางต่างๆ ที่โรงแรมซัพพอร์ตก่อนที่จะให้ยืนยันการเปลี่ยนแปลง ถ้าลูกค้าชำระ ระบบก็จะยืนยันให้อัตโนมัติ แต่ถ้าลูกค้าไม่ชำระ การเปลี่ยนแปลงนั้นก็จะถูกยกเลิกโดยอัตโนมัติ เช่นเดียวกัน

การกำหนดนโยบายสามารถทำทั้งได้ในระดับซีซั่น และระดับประเภทเรท หากมีการกำหนดในระดับประเภทเรทจะใช้นโยบายของระดับนี้เมื่อลูกค้าจอง หากไม่ได้กำหนด จะให้นโยบายของซีซั่นแทน

• การเข้าจัดการ
• หมายเหตุควรรู้

การเข้าจัดการ

ระดับซีซั่น

เมนู ข้อมูล → เรทราคา → ตั้งค่า เลือก ซีซั่น เลื่อนมาซีซั่นที่ต้องการกำหนดนโยบาย คลิกไอคอนข้อมูลเสริม คลิกเพิ่มเพื่อเลือกกำหนดนโยบาย ดังรูป

 

 

 

 

ระดับประเภทเรท

เมนู ข้อมูล → เรทราคา → ตั้งค่า เลือก ประเภทเรท เลื่อนมาประเภทเรทที่ต้องการกำหนดนโยบาย คลิกไอคอนข้อมูลเสริม คลิกเพิ่มเพื่อเลือกกำหนดนโยบาย ดังรูป

 

 

 

 

การเพิ่มนโยบายการยกเลิก 

• จำนวนวันก่อนเข้าพัก (จำเป็น)
  
  
  
  เลือกจำนวนวันที่หากมีการเปลี่ยนแปลงหรือยกเลิกภายในช่วงที่กำหนดอ้างอิงจากการเข้าพักจะเกิดการชาร์จขึ้น สามารถเลือกได้ตั้งแต่หลังการจองได้รับการยืนยัน จนไปถึง 60 วัน
   
• ประเภทการชาร์จ (จำเป็น)
   
  • เปอร์เซ็นต์ของยอดที่คืน
    หากมีการเปลี่ยนแปลงที่ทำให้เกิดการคืนเงิน เช่น ลดวัน ลดคน หรือเลื่อนเป็นวันที่มีราคาถูกลง ระบบจะคิดค่าชาร์จตามจำนวนเงินที่ต้องคืน
     
  • จำนวนคืน
    ในกรณีที่เลือกเป็น จำนวนคืน ในระบบสามารถใส่เป็นทศนิยม 1 ตำแหน่งได้ เช่น 0.5 คืน หรือเท่ากับ50% ของยอดค่าห้องพักคืนนั้น และหากยอดค่าห้องพักของแต่ละคืนเหล่านันไม่เท่ากัน ระบบจะยึดราคาค่าห้องพักคืนแรกเป็นสำคัญ
     
  • ชาร์จเต็ม
    หากมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ไม่ว่าจะเลื่อน หรือยกเลิก ค่าชาร์จจะเท่ากับจำนวนคืนที่ยกเลิก หรือเกิดการเปลี่ยนแปลง เช่น ถ้าย้ายจาก 1-3 ม.ค. ไป 2-4 ม.ค. ระบบจะไม่คืนเงินในคืนวันที่ 1 ม.ค. และชาร์จค่าห้องเพิ่มในคืนที่ 3 ม.ค.
     
  • จำนวนคืน + เปอร์เซ็นต์ของยอดที่คืน
    ระบบจะคำนวนค่าชาร์จตามจำนวนคืนที่กำหนด และหากต้องมีการคืนเงินระบบจะหักเพิ่มตามเปอร์เซ็นต์ของยอดที่คืน
     
• จำนวนที่ชาร์จ  (จำเป็น)
  ค่านี้จะขึ้นอยู่ว่าโรงแรมเลือกประเภทการชาร์จเป็นแบบไหน ระบบจะแสดงช่องให้กรอกเปลี่ยนแปลงสอดคล้องกัน

หมายเหตุควรรู้

• หากโรงแรมไม่กำหนดนโยบายทั้งในระดับประเภทเรท และในระดับซีซั่น ระบบจะแจ้งลูกค้าว่าการเปลี่ยนเป็นไปตามดุลยพินิจของโรงแรมตามแต่ละกรณีไป ซึ่งไม่แนะนำเพราะเงื่อนไขที่กำกวมจะทำให้ลูกค้าตัดสินใจไม่จองได้
  
  นอกจากนั้นการที่ลูกค้าต้องติดต่อโรงแรมทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงจะทำให้เพิ่มภาระหน้าที่งาน ทั้งที่ระบบสามารถจัดการส่วนนี้ได้
   
• การกำหนดนโยบายที่เคร่งครัดเกินไป เช่น ชาร์จเต็มทันทีที่ยืนยัน อาจทำให้ลูกค้ารู้สึกอึดอัดและตัดสินใจไม่จองได้ การเลือกนโยบายที่ผ่อนคลายลงบ้างจะช่วยให้ยอดจองดีขึ้น