Manual
เริ่มต้นการใช้ บัญชีผู้ใช้ โรงแรม รับชำระเงิน ห้องพัก เรทราคา โปรโมชั่น ปฏิทินการจอง จัดการการจอง งานบัญชี รายงาน ติดตั้งปุ่มจอง ภาคผนวก

การแจ้งผู้เข้าพัก (ร.ร. 4) และแจ้งที่พักชาวต่างชาติ (ตม. 30)

ทำความเข้าใจเบื้องต้น

ก่อนที่จะเข้าใช้งาน เรามาทำความเข้าใจกับเนื้อหาของข้อบังคับกันเล็กน้อยเพื่อให้การจัดทำข้อมูลเป็นไปอย่างถูกต้อง

ร.ร. 4

ตามพระราชบัญญัติโรงแรม พ.ศ. 2547

  • มาตรา 35 กำหนดให้โรงแรมต้องจัดให้มีการบันทึกรายการต่างๆ เกี่ยวกับผู้พักและจํานวนผู้พักในแต่ละห้องลงในบัตรทะเบียนผู้พัก (ร.ร. 3) ในทันทีที่มีการเข้าพัก และนําไปบันทึกลงในทะเบียนผู้พัก (ร.ร. 4) ภายใน 24 ชั่วโมง หลังจากมีการลงทะเบียนเข้าพัก
  • มาตรา 36 ผู้จัดการต้องส่งสําเนาทะเบียนผู้พัก (ร.ร. 4) ในแต่ละวันไปให้นายทะเบียนทุกสัปดาห์

 
สรุปสิ่งที่ต้องทำ โรงแรมจะต้องทำใบ ร.ร. 4 ซึ่งมีข้อมูลของผู้เข้าพักทั้งไทยและต่างชาติในรูปแบบรายงานที่พิมพ์ออกมาและนำส่งให้นายทะเบียนที่ฝ่ายปกครอง เช่น อำเภอหรือเขตสัปดาห์ละ 1 ครั้ง สำหรับการแจ้งไม่จำเป็นจะต้องครบทุกคนแต่เป็นตัวแทนห้องละ 1 คนก็ได้ ในรายงานของแต่ละวันจะต้องมีข้อมูลของผู้เข้าพักท่านนั้นไปทุกๆ วันไปจนกว่าจะเช็คเอาท์ไม่ใช่ลงแค่วันที่เช็คอิน (แต่ใน RoomScope ให้ลงข้อมูลแค่ครั้งเดียวว่าอินเอาท์เมื่อไหร่ ที่เหลือระบบจัดการให้เอง)

ตม. 30

ตามพระราชบัญญัติคนเข้าเมือง พ.ศ. 2522

  • มาตรา 38 กำหนดให้สถานที่ทุกประเภทที่ให้ที่พักอาศัยชาวต่างชาติ ต้องแจ้งข้อมูลให้สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง (สตม.) ทราบภายใน 24 ชม. หลังเข้าพัก

 
สรุปสิ่งที่ต้องทำ โรงแรมต้องทำใบ ตม. 30 ในรูปแบบไฟล์ MS Excel ของผู้เข้าพักที่เป็นชาวต่างชาติทุกคนและนำส่งในระบบออนไลน์ของสตม. เอง ภายใน 24 ชั่วโมง การแจ้งจะแจ้งเพียงครั้งเดียวในวันที่เช็คอินแต่ต้องระบุว่าเช็คเอาท์เมื่อไหร่
 

การเข้าใช้งาน

บัญชีผู้ใช้ต้องมีสิทธิใช้งานระบบ "แจ้งผู้เข้าพัก" จึงจะสามารถเข้าใช้งานระบบนี้ได้

ใช้เมนู บุ๊คกิ้งแจ้งผู้เข้าพัก

 

หน้ารวมรายการตามการกรองข้อมูล

การกรองข้อมูล

ข้อมูลที่แสดงหลังจากเลือกตัวกรองแล้ว จะแสดงรายชื่อลูกค้าที่ได้เพิ่มข้อมูลไว้แล้วและยังเข้าพักอยู่ในช่วงวันที่เลือก เช่น หากเลือก วันเข้าพัก 5 ก.พ. 2018 - 6 ก.พ. 2018 ลูกค้าที่เช็คอินวันที่ 4 ก.พ. 2018 แต่ยังไม่เช็คเอาท์ จะถูกแสดงในรายการด้วย แต่จะอยู่ในกลุ่มที่เช็คอินวันที่ 4 ก.พ. 2018

 

ตัวกรองข้อมูล

 

รายการจะถูกกรุ๊ปข้อมูลตามวันที่เข้าพัก

 

การเพิ่มข้อมูล

 

การเพิ่มข้อมูลผู้เข้าพักเพื่อเตรียมออกรายงานสามารถทำได้ 2 วิธี คือ

  1. เพิ่มผู้เข้าพัก (โดยไม่อ้างอิงกับบุ๊คกิ้ง)
    เป็นการเพิ่มโดยไม่อ้างอิงกับข้อมูลบุ๊คกิ้งในระบบ โดยการเลือกวันและห้องที่ต้องการแจ้งผู้เข้าพัก แต่จะเลือกได้เฉพาะห้องที่ว่างอยู่ในช่วงเวลาที่เลือกเท่านั้น

    การใช้งาน
    คลิกที่ปุ่ม เพิ่มผู้เข้าพัก ระบบจะแสดงหน้าจอสำหรับเลือกวันเข้าพักและห้องที่ต้องการแจ้ง
     
    1. เลือกวันเข้าพักและประเภทห้องเพื่อดูห้องที่ว่าง
    2. เลือกหมายเลขห้อง
    3. กดปุ่ม ถัดไป → แล้ว กรอกข้อมูลแจ้งผู้เข้าพัก
       
       
      หน้าจอเพิ่มผู้เข้าพัก


        
  2. เพิ่มจากบุ๊คกิ้ง
    เป็นการเพิ่มโดยการเลือกจากบุ๊คกิ้งที่มีอยู่แล้วทั้งในแบบ จองด่วน หรือ จองเต็ม สามารถเพิ่มได้ครั้งละ 1 บุ๊คกิ้ง ระบบจะเตรียมข้อมูลเบื้องต้นตามจำนวนรายการของบุ๊คกิ้งที่เลือก (เฉพาะรายการที่เช็คอินวันเดียวกัน)
      

    การใช้งาน
    คลิกที่ปุ่ม เพิ่มจากบุ๊คกิ้ง ระบบจะแสดงหน้าจอสำหรับเลือกรายการบุ๊คกิ้ง

    1. เลือกวันที่เข้าพักเพื่อดูรายการบุ๊คกิ้ง
    2. เลือกบุ๊คกิ้งที่ต้องการ
    3. คลิกปุ่ม ถัดไป → กรอกข้อมูลแจ้งผู้เข้าพัก

      หน้าจอเพิ่มผู้เข้าพักจากบุ๊คกิ้ง
       

 

การกรอกข้อมูล

การกรอกข้อมูลจะเหมือนกับทั้ง 2 วิธี สามารถเพิ่ม/ลบผู้เข้าพักในแต่ละห้องได้ และหากเป็นชาวต่างชาติก็จะมีข้อมูลให้กรอกเพิ่มสำหรับแจ้ง สตม. โดยอัตโนมัติ

 

หน้าจอกรอกข้อมูลแจ้งผู้เข้าพัก

 

ข้อมูลสำหรับชาวต่างชาติเพื่อแจ้ง สตม. (ตม. 30)

 

ลบผู้เข้าพักได้หากไม่ใช่ผู้เข้าพักท่านแรกของแต่ละรายการ

 

หมายเหตุ:

การเพิ่มข้อมูลจากบุ๊คกิ้ง ระบบจะเตรียมข้อมูลเบื้องต้นตามข้อมูลผู้เข้าพักที่ถูกระบุไว้ในบุ๊คขณะจอง ในกรณีที่มีผู้เข้าพักร่วมที่เป็นชาวต่างชาตินอกเหนือจากที่ระบุไว้ สามารถเพิ่มผู้เข้าพักได้ โดยการกดปุ่ม เพิ่มผู้เข้าพักสำหรับห้องนี้ ที่อยู่ด้านล่างของรายการ

ทั้งนี้ การเพิ่มผู้เข้าพักในส่วนนี้ไม่มีผลกับข้อมูลการจองแต่อย่างใด

การแก้ไขและการลบข้อมูล

  • การแก้ไขข้อมูล

ทำได้โดยการคลิกที่ไอคอน ระบบจะแสดงหน้าจอแก้ไขข้อมูลเหมือนหน้าจอเพิ่มข้อมูล แต่จะไม่สามารถเพิ่มลบผู้เข้าพักได้

  • การลบข้อมูล

สามารถลบข้อมูลได้โดยการคลิกไอคอน หรือเลือกรายการที่ต้องการลบแล้วกดปุ่ม ลบ เพื่อลบรายการที่เลือกไว้ ระบบจะแจ้งข้อความเตือนการลบข้อมูลก่อนทำการลบ

 

ดาวน์โหลดรายงาน

เป็นการดาวน์โหลดไฟล์ในรูปแบบ Microsoft Excel ซึ่งเป็นแบบฟอร์มรายงานที่ถูกต้องตามที่ราชการกำหนด โดยเริ่มต้นจากการเลือกช่วงของวันที่ต้องการออกรายงาน หากไม่เลือกรายการใดเลย (ปุ่มเช็คบ๊อกซ์ด้านหน้า) จะหมายถึงเลือกทุกรายการ

การดาวน์โหลดจะแยกเป็น 2 แบบฟอร์ม คือ

  1. ร.ร. 4
    สำหรับแจ้งกรมการปกครอง โดยการแจ้งทางไปรณีย์หรือแจ้งด้วยตัวเองที่กรมการปกครองในพื้นที่
  2. ตม. 30
    สำหรับแจ้งผ่านระบบแจ้งที่พักสำหรับสถานประกอบการของ สตม.

 

หลังจากดาวน์โหลดแล้ว ระบบจะขึ้นข้อความถามว่า "คุณต้องการบันทึกเป็นผู้พิมพ์รายงานหรือไม่" ถ้าตอบ "ใช่" ระบบจะบันทึกผู้ใช้เป็นคนพิมพ์รายงาน

การดาวน์โหลดทั้ง 2 แบบจะได้เป็นไฟล์ Microsoft Excel หากกรองข้อมูลหลายวันจะรวมไฟล์ของแต่ละวันในไฟล์ .zip (เป็นรายงานประจำวัน)

 

ปุ่มสำหรับดาวน์โหลด