Manual
เริ่มต้นการใช้ บัญชีผู้ใช้ โรงแรม รับชำระเงิน ห้องพัก เรทราคา โปรโมชั่น ปฏิทินการจอง จัดการการจอง งานบัญชี รายงาน ติดตั้งปุ่มจอง ภาคผนวก

เมื่อลูกค้าจองแบบโอนเงิน

การรับชำระเงินแบบโอนเงิน เป็นหนึ่งในจุดเด่นของ RoomScope ที่คู่แข่งรายอื่นไม่สามารถทำได้ ทั้งนี้เนื่องจากมีกระบวนการที่ซับซ้อนกว่าการรับชำระแบบอื่นมาก ไม่ว่าจะเป็นระบบล็อคห้อง/คืนห้อง ระบบแจ้งชำระเงิน ระบบยืนยัน แต่เราก็ออกแบบกระบวนการอย่างพิถีพิถันเพื่อให้ทุกอย่างง่ายต่อทั้งโรงแรมและลูกค้า

เรามาดูภาพรวมการจองโดยวิธีโอนเงินกันก่อน

 

ภาพรวมโปรเซสการจองแบบโอนเงิน

 

ถึงแม้ลูกค้าจะเลือกชำระเงินแบบโอนเงินในตอนแรก แต่ก็สามารถเลือกจ่ายเป็นบัตรเครดิตได้ (ถ้าโรงแรมซัพพอร์ต) โดยไม่ต้องทำรายการใหม่

ขั้นตอนในส่วนของโรงแรม

จากภาพรวมจะเห็นว่าโรงแรมไม่ต้องทำอะไรเลยจนกว่าลูกค้าจะแจ้งชำระเงินผ่านระบบเข้ามา หลังจากนั้นถึงต้องตรวจสอบว่าเงินเข้าบัญชีจริงหรือไม่ แล้วยืนยัน (หรือปฏิเสธ) การชำระเงินนั้นๆ

ลำดับขั้นตอน
 

  1. เมื่อลูกค้าทำจอง
    โรงแรมจะได้รับอีเมล์แจ้งซึ่งเป็นอีเมล์เดียวกับที่ลูกค้าได้รับ ในขั้นตอนนี้ยังไม่ต้องทำอะไรเป็นเพียงการแจ้งเตือนเท่านั้น
     
     

ตัวอย่างอีเมล์รายละเอียดการชำระเงิน

 

ในระบบ Extranet ก็จะแจ้งว่ามีรายการใหม่เช่นกัน 

 

  1. เมื่อลูกค้าแจ้งชำระเงิน
    ระบบจะส่งอีเมล์แจ้งรายละเอียดให้โรงแรมทราบ
     
    ในขั้นตอนนี้ ระบบจะขยายเวลาล็อคห้องไปถึงอย่างน้อยวันเช็คอินเพื่อกันห้องไว้ให้ลูกค้าจนกว่าโรงแรมจะตรวจสอบการชำระเงินเรียบร้อย

 

ตัวอย่างอีเมล์แจ้งการโอนเงิน

 

ในระบบ Extranet ก็จะแจ้งว่ามีการแนบสลิปมาแล้วเช่นกัน

 

  1. หากเงินเข้าตามที่ลูกค้าแจ้งมา
    สามารถยืนยันได้ 2 ช่องทาง
     
    1. กดที่ปุ่ม จัดการการจอง ในอีเมล์
      ระบบจะพามาที่หน้ารายละเอียดการจอง ให้กดที่ปุ่ม ยืนยัน ดังรูป




      หรือ
       
    2. ใช้เมนู จัดการ ของการจองนั้นแล้วเลือก ยืนยัน
      วิธีนี้มีข้อดีตรงที่ว่า บางครั้งลูกค้าอาจไม่สะดวกแจ้งโอนเงินผ่านออนไลน์ เป็นการแจ้งผ่านไลน์หรือช่องทางอื่นๆ ก็จะไม่มีอีเมล์เข้ามาแจ้ง แต่วิธีนี้สามารถยืนยันได้โดยไม่ต้องรออีเมล์

 

ไม่ว่าจะเลือกจัดการโดยช่องทางที่ 1 หรือ 2 ระบบจะแสดงหน้าจอให้ยืนยันแบบเดียวกันดังรูป หากไม่ต้องการแก้ไขอะไรก็สามารถกด บันทึกและยืนยัน ได้เลย


 

หลังจากกด บันทึก... ระบบจะเปลี่ยนรายการนี้จากล็อคห้องชั่วคราวไปเป็นรายการจองถาวรที่ชำระเงินแล้ว มีการกำหนดหมายเลขการจองให้ใช้อ้างอิงเป็นตัวเลข 5 หลัก (เริ่มจาก 10000 ไล่ไปเรื่อยๆ) และมีการส่งอีเมล์ยืนยันพร้อมโวเชอร์ไปให้ลูกค้าทันที

เป็นอันเสร็จขั้นตอนการยืนยันการจองแบบโอนเงิน
 

  1. หากเงินไม่เข้าตามที่ลูกค้าแจ้งมา 
    โรงแรมสามารถปฏิเสธการชำระเงินได้ โดยใช้การคลิกที่ลิงค์ แจ้งปฏิเสธการชำระเงิน



    การปฏิเสธจะมีอีเมล์แจ้งลูกค้าพร้อมเหตุผลตามที่โรงแรมเป็นผู้กรอกข้อความเข้าไป  
     
    การปฏิเสธการชำระเงินไม่ได้เป็นการยกเลิกรายการ รายการนี้ยังคงอยู่ในลิสต์จนกว่าจะกด ยกเลิก หรือเลยวันเช็คเอาท์ไปแล้ว