Manual
เริ่มต้นการใช้ บัญชีผู้ใช้ โรงแรม รับชำระเงิน ห้องพัก เรทราคา โปรโมชั่น ปฏิทินการจอง จัดการการจอง งานบัญชี รายงาน ติดตั้งปุ่มจอง ภาคผนวก

ประเภทการจอง สี และไอคอน

ในปฏิทินการจอง คุณอาจเห็นสีและไอคอนมากมายซึ่งล้วนแต่มีความหมายในตัวของมันเอง เพราะฉะนั้นในหัวข้อนี้เราจะมาเรียนรู้กันว่าสิ่งเหล่านั้นมีความหมายอย่างไรบ้าง

ประเภทการจอง

RoomScope แบ่งประเภทการจองออกเป็น 4 ประเภท แต่ละประเภทมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันดังนี้
 

1. จองด่วน

เป็นการจองที่มีนัยตามชื่อ สามารถจองได้รวดเร็วเพราะมีค่าให้กรอกเพียงค่าเดียวเป็นการลงโน๊ตไว้ (ตัวโน๊ตนี่เองที่นำมาเป็นป้ายบอก) หรือจะไม่กรอกข้อมูลเลยก็ได้ มีสีดังรูป

 

ตัวอย่างจองด่วนในปฏิทิน

 

เมื่อนำเมาส์ไปชี้ จะแสดงรายละเอียดเพิ่มเติม

 

  • ใครสามารถจองได้
    จองได้โดยโรงแรมเท่านั้น ลูกค้าไม่สามารถทำได้
     
  • ข้อดีข้อเสีย
    ถึงแม้การจองด่วนจะช่วยให้ทำงานเร็วแต่ก็มีข้อเสียเช่นกัน เพราะเมื่อไม่มีการเลือกข้อมูลเรทราคา ไม่มีการกรอกข้อมูลการชำระเงิน ไม่มีการกรอกข้อมูลลูกค้า ระบบก็จะไม่สามารถส่งอีเมล์ยืนยันการจอง ไม่สามารถทำสรุปการเงิน ทำได้เพียงแก้ไขหรือยกเลิก นอกจากนั้นการสรุปรายงานก็ทำได้เพียงเล็กน้อยเท่านั้น

 

2. ล็อคห้อง

เป็นการกันห้องไว้ชั่วคราวจนถึงเวลาที่กำหนด เมื่อถึงกำหนดแล้วไม่ได้เปลี่ยนให้เป็นจองด่วนหรือจองแบบเต็ม รายการนี้จะถูกยกเลิกไปโดยอัตโนมัติและอนุญาติให้ผู้อื่นจองได้ มีสีดังรูป

 

ตัวอย่างล็อคห้องในปฏิทิน

 

เมื่อนำเมาส์ไปชี้ จะแสดงรายละเอียดเพิ่มเติม

 

  • ใครสามารถจองได้
    ทำได้ทั้งโรงแรมและลูกค้า ในฝั่งลูกค้าจะเกิดขึ้นเมื่อมีการจองแบบรอโอนเงิน หรือ รอการชำระผ่านเคาน์เตอร์
     
    โรงแรมสามารถกำหนดได้ว่าจะให้ล็อคถึงเมื่อใด แต่ลูกค้าไม่สามารถกำหนดได้ ค่าเริ่มต้นระบบจะใช้ค่าระยะเวลาการล็อคห้องมาตรฐานตามที่กำหนดใน การตั้งค่าระบบจอง

 

3. จอง (หรือ จองแบบเต็ม)
 
เป็นการจองที่อนุญาติให้สามารถลงข้อมูลได้ครบถ้วนทุกอย่าง ทั้งข้อมูลผู้สั่ง ผู้เข้าพัก เรทราคาที่ใช้ การชำระเงิน รวมทั้งยังสามารถ แก้ไขราคา ส่งโวเชอร์ และทำแอ็คชั่นอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจองอย่างครบถ้วนที่สุด มี 2 สีดังรูป

 

 

การจองแบบหมายเลขห้อง เพื่อเป็นการระบุว่าลูกค้าต้องการห้องนี้เท่านั้นไม่ควรเปลี่ยนเป็นห้องอื่น หรือถ้าเปลี่ยน ก็ควรแจ้งลูกค้าให้ทราบ

  • สำหรับโรงแรม
    สามารถเลือกได้ว่าจะให้รายการนี้เป็นการจองแบบ หมายเลขห้อง หรือ ประเภทห้อง
     
  • สำหรับลูกค้า
    ไม่สามารถเลือกเองได้ ขึ้นอยู่ว่าโรงแรมตั้งค่าให้การจองของลูกค้าเป็นแบบใด (ดูเพิ่มเติมการตั้งค่าระบบจอง ส่วนประเภทการจอง)

 

เมื่อนำเมาส์ไปชี้ จะแสดงรายละเอียดเพิ่มเติม

 

  • ใครสามารถจองได้
    ทำได้ทั้งโรงแรมลูกค้า ในฝั่งลูกค้าจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อรายการมีการยืนยันการชำระเงินแล้ว ไม่ว่าจะเป็นโอนเงิน หรือ บัตรเครดิตการ์ด
     
  • ข้อดีข้อเสีย
    RoomScope แนะนำให้โรงแรมพยายามลงข้อมูลเป็นรายการจองประเภทนี้แทนที่จะเป็น จองด่วน หรือปิดใช้งาน เพราะนอกจากจะเป็นการเก็บข้อมูลลูกค้าไปในตัว ยังสามารถสรุปรายงานทำกราฟได้อย่างครบถ้วนที่สุด ถึงแม้จะใช้เวลาในการลงข้อมูลมากกว่าก็ตาม

 

4. ปิดใช้งาน

จุดประสงค์ก็เพื่อปิดห้องไม่ให้สามารถจองได้ เป็นการปิดเพื่อจุดประสงค์ภายใน เช่น บำรุงรักษา หรือ อาจเป็นการปิดเนื่องจากไม่เปิดขายบางห้องในช่วงโลว์ซีซั่น เป็นต้น

 

โน๊ตที่ลงไว้จะเห็นเฉพาะโรงแรมเท่านั้น



เมื่อนำเมาส์ไปชี้ จะแสดงรายละเอียดเพิ่มเติม

 

  • ใครสามารถจองได้
    ทำได้โดยโรงแรมเท่านั้น ลูกค้าไม่สามารถทำได้
     
  • ข้อแตกต่างจากการจองด่วน
    1. ลูกค้าจะเห็นว่าห้องไม่สามารถจองได้ (Unavailable) ไม่ใช่ถูกจองไปแล้ว (Booked) เหมือนจองด่วน 
    2. รายการจองแบบปิดใช้งาน จะไม่ถูกนำไปออกรายงานการจองเนื่องจากไม่ใช่รายการจองจริงๆ นั่นเอง

 

แถบสีพิเศษในรายการจอง

 

ตัวอย่างแถบสีพิเศษ

 

แถบสีพิเศษนี้ไม่ได้เป็นการจองอีกประเภทหนึ่ง แต่เป็นสีที่ซ้อนทับบนสีของการ ล็อคชั่วคราว หรือ จองแบบเต็ม อีกที จะปรากฎก็ต่อเมื่อมีสถานะบางอย่างที่โรงแรมควรเข้าไปดูดังนี้

  1. มีการจองแบบโอนเงินและลูกค้าแจ้งชำระเงินเข้ามาแล้ว แต่ยังไม่มีการตรวจสอบ
  2. โรงแรมทำจองในส่วน Extranet และส่งอีเมล์รายละเอียดการชำระเงินไปให้ลูกค้า แต่ยังไม่มีการแจ้งชำระเงิน หรือ มีการชำระเงินเข้ามาแล้วแต่ยังไม่มีการตรวจสอบ (สีขอบด้านซ้ายมือจะแตกต่างกันเล็กน้อย)

 

สีพิเศษในสถานะต่างๆ

สถานะการชำระเงิน

 

แถบสีสถานะการชำระเงิน

 

สถานะการชำระเงินแบ่งออกเป็น 5 ประเภท

  1. ชำระแล้ว
  2. มัดจำ
  3. ยังไม่ชำระ
  4. รอชำระเงิน
  5. รอตรวจสอบ

 

สถานะเหล่านี้โรงแรมสามารถปรับเปลี่ยนในรายการจองได้ แต่โดยปกติแล้วจะมีการกำหนดค่าโดยอัตโนมัติหากมีแอ็คชั่นต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น

  • ลูกค้าทำจองเข้ามาแต่ยังไม่ได้ชำระเงิน มีสถานะเป็น ยังไม่ชำระ
  • ลูกค้าชำระเงินผ่านบัตร หรือโรงแรมยืนยันการชำระเงิน จะเปลี่ยนสถานะเป็น ชำระแล้ว
  • โรงแรมส่งอีเมล์เรียกชำระเงิน หรือเรียกชำระเงินเพิ่ม จะเปลี่ยนสถานะเป็น รอชำระเงิน
  • หากส่งอีเมล์เรียกชำระเงิน และลูกค้าส่งหลักฐานการชำระมาแล้ว จะเปลี่ยนสถานะเป็น รอตรวจสอบ

 

ช่องทางการจอง

 

ข้อมูลช่องทางการจองจะใช้เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง และใช้ในการสรุปทางสถิติ เช่น บุ๊คกิ้งมาจากช่องทางไหนบ้าง เท่าไหร่

ช่องทางที่เราเตรียมไว้ให้เลือกมีทั้งหมด 8 ช่องทาง ดังนี้

  1.  เว็บ - ออน์ไลน์/เว็บ/โซเชียล/ไลน์
  2.  เอเจนท์
  3.  วอล์คอิน
  4.  งานแฟร์
  5.  โรงแรม - บุ๊คของโรงแรมเอง เช่น พนักงาน เพื่อนผู้จัดการ
  6.  เอกซ์ทราเน็ต - ในกรณีที่ไม่สามารถระบุเป็นช่องทางอื่นได้
  7.   โทร
  8.   เฟสบุ๊ค
  9.   ไลน์
  10.   รูมสโคป - จองผ่าน Booking Engine

ประเภทวัน

 

 

ประเภทวันแบ่งออกเป็น 3 ประเภท แต่ละประเภทจะมีสีประจำตัวเพื่อให้แยกความแตกต่างได้ง่าย ป้องกันความผิดพลาดในการแจ้งราคาและเงื่อนไขต่างๆ กับลูกค้า

  1. วันธรรมดา
  2. วันสุดสัปดาห์
  3. วันหยุดยาว

 

การระบุว่าวันไหนเป็นวันประเภทใดนั้นเป็นตั้งค่าของแต่ละโรงแรม เช่น วันสุดสัปดาห์ สามารถทำได้ในส่วนของซีซั่น และวันหยุดยาวสามารถทำได้ในส่วนของการตั้งค่าเรท


สัญลักษณ์อื่นๆ

  • ไอคอนกรุ๊ป


     
    หากมีไอคอนนี้อยู่หน้ารายการใด นั่นหมายความว่ารายการนั้นเป็นส่วนหนึ่งของบุ๊คกิ้งที่มีหลายรายการหรือเป็นมีการจองมาเป็นกรุ๊ปนั่นเอง
     
  • ไอคอนลูกศรซ้ายมือ



     ลูกศรแสดงว่าวันเริ่มต้นแสดงไม่พอในช่วงปฏิทินนี้
     
  • ไอคอนลูกศรขวามือ


     
    ลูกศรแสดงว่าวันสิ้นสุดแสดงไม่พอในช่วงปฏิทินนี้