จัดการการชำระเงิน/คืนเงิน

โดยปกติการจัดการชำระเงินในส่วนนี้ หากเป็นรายการจองที่ลูกค้าทำเข้ามาเองผ่าน Booking Engine จะมีการจัดการให้อัตโนมัติ ทั้งการชำระเงินและการคืนเงิน

แต่หากเป็นรายการจองที่โรงแรมทำผ่าน Extranet หรือมีการเปลี่ยนแปลง/ยกเลิกผ่าน Extranet จะต้องเข้ามาจัดการในส่วนนี้เอง

• การเข้าจัดการ
• เพิ่มการชำระเงิน
• การแก้ไข/ลบการชำระเงิน
• เพิ่มการคืนเงิน

การเข้าจัดการ

เข้าไปยังรายการจองที่ต้องการ → เลื่อนลงมาส่วนการชำระเงิน

เพิ่มการชำระเงิน

กดที่ปุ่ม เพิ่ม
 

ระบบจะแสดงหน้าจอให้กรอกข้อมูลดังรูป

เลือกช่องทางการรับชำระ
ลิสต์ช่องทางการชำระเงินเฉพาะที่โรงแรมซัพพอร์ท แต่ละช่องทางจะมีความต้องการข้อมูลที่แตกต่างกันไป
 

• เงินสด (แสดงเป็นมาตรฐาน)
  ได้รับชำระเงินเป็นเงินสดแล้ว
    
• เครดิตการ์ด (แสดงเป็นมาตรฐาน)
  ได้รับชำระผ่านบัตรเครดิตแบบออฟไลน์แล้ว เป็นการชาร์จบัตรผ่านเครื่องรูดบัตรของโรงแรม
  
  
   
  การเพิ่มเครดิตการ์ดในข้อนี้ไม่ได้เป็นการชำระผ่าน RoomScope แต่ผ่านเครื่องรูดของโรงแรมเอง การเพิ่มการชำระเงินในนี้ก็เพื่อให้ข้อมูลการเงินนั้นครบถ้วน
    
• โอนเงิน (แสดงเมื่อเลือกรับชำระแบบโอนเงิน)
  ได้รับการชำระเงินแล้วโดยการโอนเข้าบัญชีธนาคาร
  
  
   
• เครดิตการ์ด - 2C2P (แสดงเมื่อเลือกรับชำระแบบ 2C2P - บัตรเครดิต)
  ทำการชาร์จบัตรเครดิตลูกค้า การชาร์จบัตรจำเป็นต้องได้ข้อมูลบัตรของลูกค้าอย่างครบถ้วน
   
  
  
  
  เมื่อกดบันทึก ระบบจะแสดงฟอร์มให้กรอกข้อมูลบัตรเพื่อทำการชาร์จ
  
  
   
   
  การชาร์จบัตรจะต้องใช้รหัส OTP ที่จะส่งไปยังมือถือของลูกค้า
     
• เพย์พาล (แสดงเมื่อเลือกรับชำระแบบเพย์พาลไว้)
  ทำการชาร์จบัตรเครดิตลูกค้าผ่านระบบเพย์พาล การชาร์จบัตรจำเป็นต้องได้ข้อมูลบัตรของลูกค้าอย่างครบถ้วน
  
  
  
  เมื่อกดบันทึก ระบบจะแสดงหน้าจอของเพย์พาลให้เลือกจ่ายโดยบัตรเครดิตแล้วทำตามขั้นตอน
  

การแก้ไข/ลบการชำระเงิน

การแก้ไขหรือลบจะทำได้เฉพาะช่องทางที่ระบบไม่สามารถตรวจสอบเงินได้อัตโนมัติเท่านั้น ประกอบด้วยช่องทางเหล่านี้

1. เงินสด
2. โอนเงิน
3. เครดิตการ์ด (แบบออฟไลน์)

เพิ่มการคืนเงิน

การคืนเงินในระบบจะเป็นการคืนเงินแบบช่องทางต่อช่องทาง เช่น รับมาเป็นโอนเงิน ก็จะเป็นการคืนเงินไปในทางโอนเงิน หรือรับเป็นเครดิตการ์ด (2C2P) ก็จะเป็นการคืนเงินโดยช่องทางเครดิตการ์ด (2C2P)

แต่ก็มีข้อยกเว้นในกรณีที่ชำระผ่านเคาน์เตอร์ เพราะการชำระเงินช่องทางนี้จะไม่มีข้อมูลผู้ชำระเงิน จะต้องเป็นการคืนเงินผ่านการโอนเข้าบัญชีเท่านั้น
 

การเข้าจัดการการคืนเงิน

คลิกขยายข้อมูลเสริม → กดปุ่ม เพิ่ม

ระบบจะแสดงหน้าจอให้กรอกข้อมูลดังรูป

เลือกสถานะการคืนเงิน
 

• รอดำเนินการ
  การเพิ่มการคืนเงินแบบนี้จะเป็นการเหมือนกับการบอกบัญชีว่าจะต้องมีการดำเนินการต่อเรื่องคืนเงินนะ คล้ายๆ กับ Reservation ลงข้อมูลและให้บัญชีไปดำเนินการต่อ
  
  เมื่อเพิ่มเข้าไปแล้วรายการจะไปรวมแสดงที่ แท็บรอคืนเงิน เพื่อรอการดำเนินการ
   
• คืนเงินแล้ว
  การเพิ่มแบบนี้ถือว่าการคืนเงินมีความสมบูรณ์ไม่ต้องดำเนินการอะไรต่อ ข้อมูลสรุปจะมีการเปลี่ยนแปลงดังรูป
   

  

  
  ในส่วนของสรุปการเงินก็มีการเปลี่ยนแปลงเช่นกัน
  
   

  

ช่องทางการคืนเงิน
 

• เงินสด
  ได้คืนเงินเป็นเงินสดแล้ว
   

  

   
• บัตรเครดิต (ออฟไลน์)
  ได้คืนเงินผ่านบัตรเครดิตแล้ว
   

  

   
• โอนเงิน
  ได้คืนเงินโดยการโอนคืนแล้ว ระบบจะให้กรอกข้อมูลพร้อมแนบสลิปไว้เป็นหลักฐาน
   

  

   
• บัตรเครดิต - 2C2P
  การคืนเงินช่องทางนี้แตกต่างจากข้ออื่นๆ ก่อนหน้านี้ เพราะเป็นการสั่งระบบให้คืนเงิน ณ ตอนนั้นไม่ใช่มีการคืนเงินเรียบร้อยแล้วมาลงข้อมูลไว้
   

  

  
  เนื่องจากช่องทางนี้มีการชาร์จค่าธรรมเนียมกับโรงแรมเมื่อมีการชำระเงิน โรงแรมสามารถเลือกได้ว่าจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าธรรมเนียมนี้เองหรือไม่ (เช็คออก = คืนค่าธรรมเนียม) เช่น ถ้าจำนวนเงิน 1,000 บาท แล้วเลือกไม่คืนค่าธรรมเนียม ระบบจะทำคืนเพียง 969 บาท
   
  การคืนเงินผ่านบัตรเครดิตอาจจะใช้เวลา 10-45 วันทำการตามแต่รอบบิลของลูกค้า
  ด้วยข้อจำกัดของ 2C2P จะไม่สามารถทำการคืนเงินในวันเดียวกับที่ทำรายการได้ ต้องรอวันถัดไป
• เพย์พาล์
  การคืนเงินจะแบ่งเป็น 2 แบบขึ้นอยู่กับระยะเวลาระหว่างชำระเงินและคืนเงิน
   
  • ระยะเวลาไม่เกิน 60 วัน จะไม่เสียค่าธรรมเนียมและสามารถทำผ่านระบบได้ ยกเว้นกรณีชำระเงินคืนทั้งจำนวนจะมีค่าใช้จ่าย ฿11.00
  • การคืนเงินหลังจาก 60 วัน ต้องใช้วิธีการ Send Money ในระบบของ PayPal
     
• เคาน์เตอร์
  แตกต่างจากช่องทางอื่น เนื่องจากช่องทางนี้จะไม่มีข้อมูลของผู้ที่ชำระเงิน เพราะฉะนั้นการคืนเงินจะเป็นการโอนเงินคืนแทน ข้อมูลที่ต้องกรอกจะเหมือนกับในช่องทางโอนเงิน
   

หากคืนเงินไม่ตรงกับช่องทางการชำระ

เช่น โอนเงินมาแต่คืนเป็นเงินสด ให้ใช้เป็นการเพิ่มการชำระเงิน แต่กรอกจำนวนเงินเป็นค่าลบแทน