การเรียกชำระเงินผ่านอีเมล์
การเรียกชำระเงินนั้นสามารถใช้ได้ในหลายสถานการณ์ เช่น
- เป็นลูกค้าบริษัทฯ พาทเนอร์ หรือ เอเจนท์ทัวร์ ซึ่งกลุ่มนี้เป็นกลุ่มที่จองก่อนจ่ายทีหลัง
- ลูกค้าไม่สะดวกที่จะทำรายการเอง
- ราคาไม่เป็นไปตามเรทที่มี มีการต่อรองเฉพาะเป็นกรณีๆ ไป โรงแรมสามารถทำรายการจองโดยเลือกเรทใดเรทหนึ่ง แล้วใช้การแก้ไขราคาโดยไม่อิงเรทเพื่อให้ได้ราคาที่ต้องการ
การเรียกชำระเงินผ่านอีเมล์ จะมีขั้นตอนเกี่ยวข้อง 2 ขั้น คือ
- ทำรายการจอง
- ส่งอีเมล์เรียกชำระเงิน
ทำรายการจอง
ในที่นี้จะสมมุติว่าโรงแรมมีความคุ้นเคยกับการทำการจองแล้ว หากยังไม่ทราบสามารถศึกษาได้ที่หัวข้อ ปฏิทินการจอง → จองแบบเต็ม
ส่งอีเมล์เรียกชำระเงิน
เข้าไปที่รายการจองที่ต้องการ → กดที่ปุ่ม
ระบบจะแสดงหน้าจอให้กรอกข้อมูลดังรูป
เมื่อกดปุ่ม ระบบจะส่งเมล์ไปแจ้งลูกค้าดังรูป
สิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากส่งอีเมล์
- สถานะการชำระเงินจะเปลี่ยนเป็น รอชำระเงิน อัตโนมัติ
- สีของรายการในปฎิทินจะเปลี่ยนเป็นไล่เฉดแดงส้ม เพื่อให้โรงแรมสังเกตุได้ง่าย เพราะรายการนี้หากลูกค้าไม่ชำระเข้ามาอาจจะต้องยกเลิก ไม่งั้นจะไปบล็อกให้ท่านอื่นไม่สามารถจองได้
- รายการจะถูกนำไปแสดงใน เมนู
→ เลือกแท็บ
หากลูกค้าชำระเงินเข้ามาแล้ว
- ผ่านเครดิตการ์ดหรือเคาน์เตอร์
- ระบบจะยืนยันและส่งโวเชอร์อัตโนมัติ
- สถานะการเงินจะเปลี่ยนเป็นชำระแล้ว
- รายการจะหายไปจากแท็บรอชำระเงิน
- ผ่านการโอนเงิน
- ใช้การจัดการเช่นเดียวกับการโอนเงิน