ทำความเข้าใจเบื้องต้น
ก่อนอื่นต้องเข้าใจว่าระบบงานบัญชีนี้ไม่ใช่ระบบบัญชีครบวงจรที่สามารถปิดงบหรือทำสต๊อคได้ แต่เป็นระบบที่ช่วยจัดการงานเอกสารทางด้านบัญชีที่ยุ่งยากและเสียเวลาให้กลายเป็นเรื่องง่ายและมีการจัดการที่เป็นศูนย์กลาง
ความสามารถ
- ประเภทเอกสารที่ออกได้ (แยกแต่ละประเภทด้วยสี)
- ยืดหยุ่นในการออกเอกสาร
- ปรับเปลี่ยนข้อมูลได้ทุกจุดในการออกเอกสารแต่ละครั้ง
- มีบุ๊คหรือไม่มีก็ออกได้ เช่น การออกบิลค่าอาหาร
- ออกแบบมี VAT หรือไม่มี VAT ได้
- เพิ่มรายการได้อิสระ จะอ้างอิงบุ๊คกิ้งหรือไม่อ้างก็ได้
- ออกเอกสารจากบุ๊คกิ้ง จะกรอกข้อมูลให้อัตโนมัติและยังเพิ่มรายการอื่นๆ ได้ไม่จำกัด
- ระบบแนะนำเลขที่เอกสาร โดยใช้เลขที่ล่าสุดของวันที่ออกเอกสารแนะนำเลขที่ควรใช้
- มีระบบเทมเพลตรายการ เช่น โค้ก 1 หน่วยราคา 30 บาท
- อื่นๆ
- มีหน้ารวมใช้จัดการ ดูสรุป แก้ไข ดาวน์โหลด (PDF)
- มีประวัติการเปลี่ยนแปลง เช็คได้ใครเป็นคนเพิ่ม แก้ไข ลบ
- ส่งอีเมล์ได้จากระบบ (เฉพาะใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้)
- กำหนดสิทธิ์ให้ผู้ใช้แต่ละคนได้ทั้ง ไม่อนุญาติ/ดูอย่างเดียว/แก้ไขได้
- ใบกำกับภาษี คือ เอกสารหลักฐานสำคัญ ซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องจัดทำและออกให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการ
- ผู้มีหน้าที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม คือ ผู้ประกอบกิจการที่มีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการเป็นปกติธุระ เกินกว่า 1.8 ล้านบาทต่อปี
การเข้าใช้งาน
มี 2 วิธีคือ 1) ใช้เมนู
เมื่อเข้ามาจะเห็นหน้ารวมเอกสารที่มีทั้งหมดพร้อมรายละเอียด
ในหน้านี้ โรงแรมสามารถออกเอกสารทางบัญชีต่างๆ ได้อย่างอิสระ โดยไม่จำเป็นต้องมีบุ๊คกิ้งอ้างอิง
การเข้าใช้งานในแบบที่ 2) คือเข้าไปในรายการของแต่ละบุ๊คกิ้ง ระบบจะแสดงแท๊บและเครื่องมือในการจัดการเอกสารดังรูป
สิทธิ์การเข้าถึง
ผู้ใช้จำเป็นต้องมีสิทธ์ใช้งานระบบ โดย Admin สามารกำหนดได้ในหน้าจัดการผู้ใช้
- ไม่อนุญาต
ผู้ใช้จะไม่สามารถเห็นเมนูบัญชีและแท็บบัญชีในหน้ารายละเอียดบุ๊คกิ้ง
- ดูอย่างเดียว
ผู้ใช้จะเห็นเมนูบัญชี แต่จะไม่สามารถเพิ่ม/ลบ หรือแก้ไขข้อมูลได้
- แก้ไขได้
ผู้ใช้สามารถเพิ่ม/แก้ไข หรือลบข้อมูลได้
ก่อนอื่นต้องเข้าใจว่าระบบงานบัญชีนี้ไม่ใช่ระบบบัญชีครบวงจรที่สามารถปิดงบหรือทำสต๊อคได้ แต่เป็นระบบที่ช่วยจัดการงานเอกสารทางด้านบัญชีที่ยุ่งยากและเสียเวลาให้กลายเป็นเรื่องง่ายและมีการจัดการที่เป็นศูนย์กลาง
ความสามารถ
- ประเภทเอกสารที่ออกได้ (แยกแต่ละประเภทด้วยสี)
- ยืดหยุ่นในการออกเอกสาร
- ปรับเปลี่ยนข้อมูลได้ทุกจุดในการออกเอกสารแต่ละครั้ง
- มีบุ๊คหรือไม่มีก็ออกได้ เช่น การออกบิลค่าอาหาร
- ออกแบบมี VAT หรือไม่มี VAT ได้
- เพิ่มรายการได้อิสระ จะอ้างอิงบุ๊คกิ้งหรือไม่อ้างก็ได้
- ออกเอกสารจากบุ๊คกิ้ง จะกรอกข้อมูลให้อัตโนมัติและยังเพิ่มรายการอื่นๆ ได้ไม่จำกัด
- ระบบแนะนำเลขที่เอกสาร โดยใช้เลขที่ล่าสุดของวันที่ออกเอกสารแนะนำเลขที่ควรใช้
- มีระบบเทมเพลตรายการ เช่น โค้ก 1 หน่วยราคา 30 บาท
- อื่นๆ
- มีหน้ารวมใช้จัดการ ดูสรุป แก้ไข ดาวน์โหลด (PDF)
- มีประวัติการเปลี่ยนแปลง เช็คได้ใครเป็นคนเพิ่ม แก้ไข ลบ
- ส่งอีเมล์ได้จากระบบ (เฉพาะใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้)
- กำหนดสิทธิ์ให้ผู้ใช้แต่ละคนได้ทั้ง ไม่อนุญาติ/ดูอย่างเดียว/แก้ไขได้
- สามารถค้นหาเอกสารได้จากชื่อลูกค้าหรือเลขที่เอกสาร รายละเอียดเพิ่มเติม
- ใบกำกับภาษี คือ เอกสารหลักฐานสำคัญ ซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องจัดทำและออกให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการ
- ผู้มีหน้าที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม คือ ผู้ประกอบกิจการที่มีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการเป็นปกติธุระ เกินกว่า 1.8 ล้านบาทต่อปี
การเข้าใช้งาน
มี 2 วิธีคือ 1) ใช้เมนู
เมื่อเข้ามาจะเห็นหน้ารวมเอกสารที่มีทั้งหมดพร้อมรายละเอียด
ในหน้านี้ โรงแรมสามารถออกเอกสารทางบัญชีต่างๆ ได้อย่างอิสระ โดยไม่จำเป็นต้องมีบุ๊คกิ้งอ้างอิง
การเข้าใช้งานในแบบที่ 2) คือเข้าไปในรายการของแต่ละบุ๊คกิ้ง ระบบจะแสดงแท๊บและเครื่องมือในการจัดการเอกสารดังรูป
สิทธิ์การเข้าถึง
ผู้ใช้จำเป็นต้องมีสิทธ์ใช้งานระบบ โดย Admin สามารกำหนดได้ในหน้าจัดการผู้ใช้
- ไม่อนุญาต
ผู้ใช้จะไม่สามารถเห็นเมนูบัญชีและแท็บบัญชีในหน้ารายละเอียดบุ๊คกิ้ง
- ดูอย่างเดียว
ผู้ใช้จะเห็นเมนูบัญชี แต่จะไม่สามารถเพิ่ม/ลบ หรือแก้ไขข้อมูลได้
- แก้ไขได้
ผู้ใช้สามารถเพิ่ม/แก้ไข หรือลบข้อมูลได้