ทำความเข้าใจ “งานบัญชี ระบบโรงแรม RoomScope” เบื้องต้น

ก่อนอื่นต้องเข้าใจว่าระบบงานบัญชีของ RoomScope นี้ไม่ใช่ระบบบัญชีครบวงจรที่สามารถปิดงบ หรือทำสต๊อคได้ แต่เป็นระบบที่ช่วยจัดการงานเอกสารทางด้านบัญชีที่ยุ่งยาก และเสียเวลาให้กลายเป็นเรื่องง่าย และมีการจัดการที่เป็นศูนย์กลาง

ความสามารถ

• ประเภทเอกสารที่ออกได้ (แยกแต่ละประเภทด้วยสี)
   
  •   ใบเสร็จรับเงิน (ตัวอย่าง)
  •   ใบกำกับภาษี (ตัวอย่าง)
  •   โฟลิโอ (ตัวอย่าง)
  •   ใบเสนอราคา (ตัวอย่าง)
  •   ใบแจ้งหนี้ (ตัวอย่าง)
     
• ยืดหยุ่นในการออกเอกสาร
   
  • ปรับเปลี่ยนข้อมูลได้ทุกจุดในการออกเอกสารแต่ละครั้ง
  • มีบุ๊คหรือไม่มีก็ออกได้ เช่น การออกบิลค่าอาหาร
  • ออกแบบมี VAT หรือไม่มี VAT ได้
  • เพิ่มรายการได้อิสระ จะอ้างอิงบุ๊คกิ้ง หรือไม่อ้างก็ได้
  • ออกเอกสารจากบุ๊คกิ้ง จะกรอกข้อมูลให้อัตโนมัติ และยังเพิ่มรายการอื่นๆ ได้ไม่จำกัด
  • ระบบแนะนำเลขที่เอกสาร โดยใช้เลขที่ล่าสุดของวันที่ออกเอกสารแนะนำเลขที่ควรใช้
  • มีระบบเทมเพลตรายการ เช่น โค้ก 1 หน่วยราคา 30 บาท
     
• อื่นๆ
   
  • มีหน้ารวมใช้จัดการ ดูสรุป แก้ไข ดาวน์โหลด (PDF)
  • มีประวัติการเปลี่ยนแปลง เช็คได้ใครเป็นคนเพิ่ม แก้ไข ลบ
  • ส่งอีเมล์ได้จากระบบ (เฉพาะใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้)
  • กำหนดสิทธิ์ให้ผู้ใช้แต่ละคนได้ทั้ง ไม่อนุญาต/ดูอย่างเดียว/แก้ไขได้
  
   

การเข้าใช้งาน

มี 2 วิธีคือ 1) ใช้เมนู บัญชี

เมื่อเข้ามาจะเห็นหน้ารวมเอกสารที่มีทั้งหมดพร้อมรายละเอียด

ในหน้านี้ โรงแรมสามารถออกเอกสารทางบัญชีต่างๆ ได้อย่างอิสระ โดยไม่จำเป็นต้องมีบุ๊คกิ้งอ้างอิง

การเข้าใช้งานในวิธีที่ 2) คือ เข้าไปในรายการของแต่ละบุ๊คกิ้ง ระบบจะแสดงแท๊บและเครื่องมือในการจัดการเอกสารดังรูป

สิทธิ์การเข้าถึง

ผู้ใช้จำเป็นต้องมีสิทธ์ใช้งานระบบ โดย Admin สามารกำหนดได้ในหน้าจัดการผู้ใช้

1. ไม่อนุญาต
   ผู้ใช้จะไม่สามารถเห็นเมนูบัญชีและแท็บบัญชีในหน้ารายละเอียดบุ๊คกิ้ง
    
2. ดูอย่างเดียว
   ผู้ใช้จะเห็นเมนูบัญชี แต่จะไม่สามารถเพิ่ม/ลบ หรือแก้ไขข้อมูลได้
    
3. แก้ไขได้
   ผู้ใช้สามารถเพิ่ม/แก้ไข หรือลบข้อมูลได้