ตั้งค่าโรงแรม และระบบจอง

การเข้าจัดการ

เมนู ข้อมูล → เลือก โรงแรม

เมื่อเข้ามาแล้วจะมีแท็บย่อยหลายๆ แท็บที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลในระดับโรงแรมทั้งหมด สำหรับในหัวข้อนี้จะกล่าวถึงแท็บ การตั้งค่า เป็นหลัก โดยแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ

• การแสดงผล
• ข้อมูลโรงแรม
• การตั้งค่าระบบจอง

ส่วนการแสดงผล

ใช้ตั้งค่าระบบว่าเราต้องการให้ลูกค้าเห็นระบบจองของเราอย่างไรบ้าง

หน้าจอการตั้งค่าการแสดงผล

• ภาษา
  ภาษาที่ต้องการให้รองรับในระบบจอง หากเลือกเพียง 1 ภาษา เช่น ภาษาไทย การแสดงผลในระบบจองจะเห็นเพียงแค่ข้อมูลภาษาไทย ค่านี้จะเชื่อมกับข้อมูลที่โรงแรมต้องกรอกในระบบของเรา เช่น ข้อมูลห้อง ถ้าเลือก 2 ภาษา ระบบจะมีช่องให้กรอกข้อมูลของแต่ละภาษา
   
• ไทม์โซน
  ไทม์โซนของโรงแรม ค่านี้เราเตรียมไว้สำหรับโรงแรมที่อาจมีสาขาอยู่ในต่างประเทศนอกเหนือจากประเทศไทย

ส่วนข้อมูลโรงแรม

• โลโก้ 
  เลือกโลโก้ที่แสดงในระบบจอง หากมีความสูงมากกว่า 55 pixel ระบบจะย่อภาพโดยอัตโนมัติ 
   
• อีเมล์
  เป็นอีเมล์หลักเพื่อให้ลูกค้าติดต่อเรื่องการจอง อีเมล์นี้จะแสดงใน
   
  • โวเชอร์
  • อีเมล์คอนเฟิร์ม
  • อีเมล์เรียกชำระเงิน
  • หรือ อีเมล์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อลูกค้า

 
นอกจากนั้นยังเป็นอีเมล์หลักที่ระบบจะส่งแจ้งความเคลื่อนไหวการจองต่างๆ ให้ เช่น มีการทำจอง มีการแจ้งโอนเงิน และอื่นๆ
 

• อีเมล์สำหรับรับสำเนา
  อีเมล์นี้ลูกค้าจะไม่เห็น แต่จะได้รับความเคลื่อนไหวต่างๆ เช่นเดียวกับอีเมล์หลัก
   
• จำนวนชั้น
  ค่านี้จะถูกใช้เวลาโรงแรมเพิ่มข้อมูลห้อง
   
• เวลาเช็คอิน/เช็คเอาท์
  เป็นข้อมูลแจ้งให้ลูกค้าทราบ จะแสดงทั้งในระบบจอง และในโวเชอร์
   
  
  
  
  ตัวอย่างการแสดงในโวเชอร์ เพื่อให้ลูกค้ารับทราบสิทธิ์ของตัวเอง
• ข้อกำหนด
  แสดงในระบบจอง เป็นข้อกำหนดของโรงแรมที่ไม่ได้อิงกับช่วงเวลา เช่น ไม่รับสัตว์เลี้ยง ห้ามน้ำเครื่องดนตรีเข้า หรือห้ามสูบบุหรี่ ควรใส่ไว้เป็นข้อๆ เพื่อให้ง่ายต่อการอ่าน
   
   

  

เวลาเช็คอิน/เช็คเอาท์ ไม่จำเป็นต้องใส่ในข้อกำหนดเนื่องจากระบบจะใส่ให้อัตโนมัติอยู่แล้ว

ส่วนการตั้งค่าระบบจอง

ในส่วนนี้ โรงแรมอาจจะเห็นไม่ครบถ้วนเหมือนในรูปด้านล่าง ขึ้นอยู่กับบริการที่เลือก เช่น บริการ BackOffice จะไม่มีหัวข้อประเภทการจองเป็นต้น

• ประเภทการจอง (เฉพาะบริการ Booking Engine Premium)
  มี 2 ประเภท คือ จองแบบหมายหมายเลขห้อง และ จองแบบประเภทห้อง
   
  • จองแบบหมายหมายเลขห้อง
    ลูกค้าสามารถเลือกหมายเลขห้องได้ ตัวเลือกนี้จะสร้างความพึงพอใจสูงสุดให้กับลูกค้าและตรงกับคอนเซ็ปต์การจองในแบบเลย์เอาท์ รายการจองที่เข้ามาจะมีสถานะเป็น "จองโดยหมายเลขห้อง"
     
  • จองแบบประเภทห้อง
    ระบบจะยอมให้ลูกค้าสามารถเลือกหมายเลขห้องได้เช่นกัน แต่จะแจ้งให้ลูกค้ายอมรับว่าเป็นออนรีเควสเท่านั้นไม่สามารถรับประกันได้ ตัวเลือกนี้จะช่วยให้โรงแรมสามารถจัดห้องได้ยืดหยุ่นมากขึ้น รายการจองที่เข้ามาจะมีสถานะเป็น "จองโดยประเภทห้อง" 
     

• ระยะเวลาการล็อคห้อง
  ระยะเวลาที่ระบบจะทำการล็อคห้องไว้โดยอัตโนมัติเมื่อลูกค้ากดชำระเงิน ห้องที่ถูกล็อคจะไม่สามารถจองโดยลูกค้าท่านอื่นได้นอกจากหมดเวลาล็อค หรือถูกยกเลิกไป

  • ในกรณีที่เป็นการโอนเงิน
    ลูกค้าจะได้รับการแจ้งว่าห้องจะถูกล็อคไว้ถึงเมื่อใดในหน้าสรุปการจอง และในอีเมล์เรียกชำระเงิน หากเลยกำหนดเวลาที่ตั้งไว้แล้วไม่มีการชำระเงินเข้ามา ห้องดังกล่าวจะถูกเปลี่ยนสถานะกลับไปเป็นห้องว่าง

  • ในกรณีที่เป็นเครดิตการ์ด หรือ PayPal
    ระยะเวลาการล็อคจะสั้นกว่า คือ ให้เพียงพอสำหรับการตัดบัตรเครดิตเท่านั้น เพื่อไม่ให้เป็นการเสียโอกาสในกรณีที่ลูกค้าไม่จ่ายจริง หากลูกค้าใช้เวลาในการกรอกบัตรเครดิตมากกว่านั้น ระบบเช็คห้องว่างอีกครั้งก่อนที่จะยืนยัน
     

• จองล่วงหน้า (ไม่มีในบริการ BackOffice)
  เป็นการกำหนดว่าลูกค้าต้องจองล่วงหน้ากี่วันในแต่ละวันของสัปดาห์ ค่านี้ช่วยให้โรงแรมสามารถเซ็ทให้ตรงการทำงานของพนักงาน เช่น วันอาทิตย์ไม่มีพนักงานรับจอง ถ้าลูกค้าจองมาวันอาทิตย์จะไม่สามารถเข้าพักวันเดียวกันได้
  
  ส่วนเวลาคัทออฟ เป็นเวลาในการตัดการจองเพื่อให้เลือกวันเข้าพักเร็วสุดเป็นวันถัดไป เช่น ถ้าจองในวันจันทร์ที่มีการกำหนดวันจองล่วงหน้า 0 วันและมีเวลาคัทออฟ 14:00 ถ้าจองเวลา 12:00 จะสามารถเข้าพักได้ในวันจันทร์ แต่ถ้าจองเวลา 15:00 จะสามารถเข้าพักได้เร็วสุดวันอังคาร
   

• วันเช็คอินเร็วสุด  (เว้นว่างได้)
  ใช้สำหรับโรงแรมที่เปิดใหม่ และกำหนดเวลาเปิด หรือเปิดบริการเป็นช่วงๆ ค่านี้จะทำให้ลูกค้าไม่สามารถเลือกวันเข้าพักที่ต่ำกว่าวันที่กำหนดได้ เช่น ปัจจุบันวันที่ 1 กันยายน แต่โรงแรมต้องการให้ลูกค้าเลือกวันเช็คอิน ตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม สามารถตั้งค่าตรงนี้เป็น 1 ตุลาคม แล้วในหน้าการจองจะแสดงตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคมเป็นต้นไป 

• รับอีเมล์สรุปประจำวัน  (เลือกไม่รับได้)
  ระบบจะส่งสรุปไปยังอีเมล์หลักและอีเมล์สำหรับรับสำเนาในเวลา 7:00 ของทุกวัน

  • สรุปการจองในวันก่อนหน้านี้
  • สรุปห้องที่ลูกค้าจะเช็คอิน
  • สรุปห้องที่ลูกค้าจะเช็คเอาท์