Manual
เริ่มต้นการใช้ บัญชีผู้ใช้ โรงแรม รับชำระเงิน ห้องพัก เรทราคา โปรโมชั่น ปฏิทินการจอง จัดการการจอง งานบัญชี รายงาน ติดตั้งปุ่มจอง ภาคผนวก

ภาพรวมหน้ารายการจอง

เป็นหน้าที่ใช้แสดงรายละเอียดที่เกี่ยวกับรายการจองนั้นๆ ไว้อย่างครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลผู้สั่ง ผู้เข้าพัก ห้องพัก ราคา นโยบาย การชำระเงิน เป็นต้น พร้อมทั้งเครื่องมือในการบริหารจัดการ

ในส่วนนี้ RoomScope จะขออธิบายถึงองค์ประกอบโดยรวมก่อนเพื่อเป็นการทำความเข้าใจเบื้องต้น

 

ภาพรวมหน้ารายละเอียดการจอง

1. ส่วนเมนูการจัดการ

 

 

เป็นส่วนหลักๆ ที่ใช้บริหารจัดการรายการจองนี้ แบ่งออกเป็นกลุ่มๆ เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน เมนูบางเมนูอาจจะแสดงขึ้นมาเมื่อสถานะของรายการจองเป็นอย่างหนึ่ง หรือซ่อน/ไม่สามารถเลือกได้เมื่อสถานะของการจองเป็นอีกอย่างหนึ่ง

2. ส่วนข้อมูลทั่วไป

 

 

ข้อมูลหมายเลขการจองและรหัส PIN มีไว้ให้ลูกค้าสามารถเข้ามาจัดการรายการจองผ่านระบบได้ หากเข้าระบบแล้ว ลูกค้าสามารถทำทุกอย่างได้ด้วยตัวเองไม่ว่าจะเป็นดูรายละเอียด ดาวน์โหลดโวเชอร์ ขอรับอีเมล์ยืนยันใหม่ เปลี่ยนแปลงหรือยกเลิกตามสิทธิที่ได้รับ เป็นต้น

ค่าทั้ง 2 ค่านี้ไม่สามารถแก้ไขได้เพราะระบบจะออกโดยอัตโนมัติ

3. ส่วนข้อมูลผู้สั่ง

 

 

  • ข้อมูลผู้สั่ง
    ข้อมูลผู้สั่งจองกับข้อมูลผู้เข้าพักโดยส่วนใหญ่แล้วจะเป็นค่าเดียวกัน แต่ไม่เสมอไป บางครั้งผู้สั่งอาจจะเป็น บริษัท เอเจนท์ ABC แต่ผู้เข้าพักอาจจะเป็นห้องแรก นาย ก ห้องที่สอง นาย ข เป็นต้น

    การแก้ไขข้อมูลผู้สั่งสามารถทำได้ในส่วนของเมนูการจัดการการจอง


     
  • ช่องทาง
    ช่องทางการจอง หากการจองทำมาโดยลูกค้าเองผ่านระบบ RoomScope จะไม่สามารถเปลี่ยนค่าได้ หากเป็นรายการที่โรงแรมทำจองผ่าน Extranet จะเปลี่ยนแปลงได้ตามต้องการ เช่น ช่องทาง Line ช่องทาง Facebook หรืออาจเป็นการขายผ่านแฟร์
     
  • การเงิน
    โดยปกติแล้วสถานะของการชำระเงินจะมีการกำหนดค่าโดยอัตโนมัติตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เช่น หากมีการชำระเงินเข้ามา สถานะจะเปลี่ยนเป็นชำระแล้ว

    ค่านี้โรงแรมสามารถปรับเปลี่ยนได้เพื่อใช้อ้างอิงภายใน ลูกค้าจะไม่เห็นสถานะนี้ จะเห็นเฉพาะสรุปการชำระเงินว่าชำระมาเท่าไหร่แล้ว ยังขาดอีกเท่าไหร่ (หากไม่ได้เป็นการชำระเต็ม)
     
  • ภาษาที่ทำจอง
    เป็นการระบุว่าการสื่อสารถึงลูกค้าต้องใช้ภาษาใด ระบบจะใช้ค่านี้เป็นตัวเลือกในการส่งอีเมล์ต่างๆ

4. ส่วนสรุป

 

 

แบ่งออกเป็น 2 ส่วน สรุปการจอง และสรุปเงิน ค่าเหล่านี้ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เพราะเป็นการรวมข้อมูลจากส่วนต่างๆ มาสรุปในที่เดียว โดยส่วนใหญ่เป็นค่าที่เข้าใจง่ายอยู่แล้ว มีส่วนที่อาจต้องอธิบายเพิ่มเติมดังนี้

  • ลำดับที่/ทั้งหมด
    เป็นรายการจองที่เท่าไหร่ของลูกค้าจากจำนวนทั้งหมด (ตรวจสอบโดยอีเมล์)
     
  • จองมาจาก
    เป็นการตรวจสอบว่าขณะจองลูกค้าทำรายการเข้ามาจากประเทศใด ใช้เพื่ออ้างอิง
     
  • ค่าธรรมเนียม RoomScope
    มีเฉพาะถ้าโรงแรมเลือกใช้บริการที่มีการคิดค่าใช้จ่ายเป็นแบบคอมมิชชั่น (ปัจจุบันไม่มีแพลนนี้แล้ว)

5. ส่วนการชำระเงิน

 

 

ใช้เพื่อจัดการการชำระเงินทั้งหมด หากลูกค้าทำรายการจองมาเองในส่วนนี้จะเกิดขึ้นอัตโนมัติ โรงแรมไม่ต้องดูแลเพิ่มเติม 

หากเป็นกรณีที่โรงแรมทำรายการจองเอง ก็สามารถเพิ่มการชำระเงินได้ทุกช่องทางที่โรงแรมซัพพอร์ต เช่น หากโรงแรมซัพพอร์ตบัตรเครดิต สามารถนำข้อมูลบัตรของลูกค้ามากรอกเพื่อชาร์จตามจำนวนที่ต้องการได้เลย (การชาร์จบัตรอาจต้องใช้รหัส OTP ที่จะถูกส่งไปที่มือถือ โรงแรมอาจต้องติดต่อลูกค้าเพื่อขอรหัสในขณะใช้บัตร) หรือ อาจจะเลือกส่งอีเมล์เพื่อให้ลูกค้ากรอกข้อมูลเองก็ได้

6. ส่วนรายการเสริม

 

 

รายการเสริมค่าใช้จ่ายอะไรก็ได้ที่โรงแรมต้องเพิ่มเข้าไปในบุ๊คกิ้ง รายการเสริมกับบริการเสริมนั้นไม่เหมือนกัน บริการเสริมเป็นเหมือนเทมเพลตของบริการที่มีเงื่อนไขของตัวมันชัดเจน มีการคำนวนราคาตามจำนวนผู้เข้าพักและปริมาณที่ใช้แบบอัตโนมัติ มีความสะดวก แต่ก็ขาดความยืดหยุ่น

รายการเสริมเข้ามาเพิ่มความยืดหยุ่นในการเพิ่มรายการค่าใช้จ่าย (หรือส่วนลด) อะไรก็ได้ในบุ๊คกิ้ง เช่น ค่าเช่ามอเตอร์ไซด์ 1 คัน ค่ายืมอุปกรณ์บาร์บีคิว 2 ชุด หรือ อาจใช้เป็นส่วนลดก็สามารถทำได้  การเพิ่มก็สามารถทำได้ง่ายๆ ในบุ๊คกิ้งเพียงกรอกรายละเอียดและราคาเท่านั้น

7. ส่วนแท็บใช้งานต่างๆ

 

 

  • แท็บห้องพัก
    เป็นแท็บเริ่มต้น ใช้แสดงข้อมูลและจัดการรายการจอง
     
  • แท็บบัญชี
    ใช้จัดการเอกสารทางบัญชีที่เกี่ยวข้องกับบุ๊คกิ้งนี้ เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับ ใบเสนอราคา และ โฟลิโอ
     
  • แท็บบุ๊คอื่นๆ
    รายการบุ๊คอื่นๆ ของลูกค้าคนนี้ (ที่ใช้อีเมล์เดียวกัน)
     
  • แท็บไฟล์แนบ
    ใช้แนบไฟล์ที่เกี่ยวข้อง เช่น สลิปโอนเงิน บัตรประชน ใบรีจิสเตอร์ลูกค้า
     
  • แท็บประวัติการแบ็คอัพ
    บันทึกรายการเปลี่ยนทั้งหมดไว้ ทำให้ทราบว่าใครเป็นผู้ทำอะไร เมื่อไหร่ หากเกิดปัญหาจะสามารถติดตามเรื่องราวได้ง่าย

8. ส่วนการจัดการแต่ละห้อง

 

 

  • เครื่องมือการจัดการจองของแต่ละห้องพัก
    โรงแรมสามารถแก้ไขแต่ละองค์ประกอบของการจองได้ทุกส่วนแยกกันตามจุดประสงค์และครบถ้วนทุกข้อมูล รวมไปถึงการเพิ่มห้อง ย้ายห้องไปบุ๊คอื่น หรือแม้แต่ลบห้องออกจากระบบไปเลยก็ทำได้แล้ว
     
  • สถานะ
    เปลี่ยนสถานะการจอง
     
  • ประเภทการจอง
    เปลี่ยนประเภทการจอง

 

โดยปกติแล้วโรงแรมอาจไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือเหล่านี้ ค่าทุกอย่างจะถูกกำหนดให้ถูกต้องตามกิจกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นอยู่แล้ว แต่เราเตรียมไว้เฉพาะกรณีที่มีความจำเป็นที่ต้องแก้ไขที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด เช่น มีการต่อรองราคาและเงื่อนไข

9. ส่วนรายละเอียดการจอง

 

 

10. ส่วนประวัติการเปลี่ยนแปลง

 

 

ทุกๆ ครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงรายการจองไม่ว่าจะเป็นจากลูกค้าทำเองหรือโรงแรมทำให้ จะมีการบันทึกทั้งประวัติและการเปลี่ยนแปลงทางการเงินไว้ ในทางหนึ่งเพื่อเป็นการนับสิทธิจำนวนครั้งที่อนุญาตให้เปลี่ยนแปลงของรายการ อีกทางหนึ่งเพื่อใช้คำนวนค่าชาร์จ (หรือคืนเงิน) ที่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงนั้นๆ

11. โน๊ต

โน๊ตเป็นส่วนที่ช่วยให้การทำงานร่วมกันหลายๆ คนมีการประสานงานที่ง่ายขึ้น เช่น ลูกค้าขอหมอนเพิ่ม มีการปรับเปลี่ยนรายการจอง หรือในกรณีที่มีข้อพิพาทต่างๆ

นอกจากนั้น โน๊ตจะมีการเชื่อมโยงกันสำหรับลูกค้าคนเดียวกัน ถ้าบุ๊คเก่าเราลงโน๊ตอะไรไว้ หากลูกค้าจองมาอีกครั้ง โน๊ตของบุ๊คก่อนๆ ก็จะแสดงขึ้นมาให้เราทราบ