ภาพรวมหน้ารายการจอง

เป็นหน้าที่ใช้แสดงรายละเอียดที่เกี่ยวกับรายการจองนั้นๆ ไว้อย่างครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลผู้สั่ง ผู้เข้าพัก ห้องพัก ราคา นโยบาย การชำระเงิน เป็นต้น พร้อมทั้งเครื่องมือในการบริหารจัดการ

ในส่วนนี้ RoomScope จะขออธิบายถึงองค์ประกอบโดยรวมก่อนเพื่อเป็นการทำความเข้าใจเบื้องต้น

ภาพรวมหน้ารายละเอียดการจอง

1. ส่วนเมนูการจัดการ

เป็นส่วนหลักๆ ที่ใช้บริหารจัดการรายการจองนี้ แบ่งออกเป็นกลุ่มๆ เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน เมนูบางเมนูอาจจะแสดงขึ้นมาเมื่อสถานะของรายการจองเป็นอย่างหนึ่ง หรือซ่อน/ไม่สามารถเลือกได้เมื่อสถานะของการจองเป็นอีกอย่างหนึ่ง

2. ส่วนข้อมูลทั่วไป

ข้อมูลหมายเลขการจอง และรหัส PIN มีไว้ให้ลูกค้าสามารถเข้ามาจัดการรายการจองผ่านระบบได้ หากเข้าระบบแล้ว ลูกค้าสามารถทำทุกอย่างได้ด้วยตัวเองไม่ว่าจะเป็นดูรายละเอียด ดาวน์โหลดโวเชอร์ ขอรับอีเมล์ยืนยันใหม่ เปลี่ยนแปลง หรือยกเลิกตามสิทธิ์ที่ได้รับ เป็นต้น

ค่าทั้ง 2 ค่านี้ไม่สามารถแก้ไขได้เพราะระบบจะออกโดยอัตโนมัติ

3. ส่วนข้อมูลผู้สั่ง

• ข้อมูลผู้สั่ง
  ข้อมูลผู้สั่งจองกับข้อมูลผู้เข้าพักโดยส่วนใหญ่แล้วจะเป็นค่าเดียวกัน แต่ไม่เสมอไป บางครั้งผู้สั่งอาจจะเป็น บริษัท เอเจนท์ ABC แต่ผู้เข้าพักอาจจะเป็นห้องแรก นาย ก ห้องที่สอง นาย ข เป็นต้น
  
  การแก้ไขข้อมูลผู้สั่งสามารถทำได้ในส่วนของเมนูการจัดการการจอง
   

  

• ช่องทาง
  ช่องทางการจอง หากการจองทำมาโดยลูกค้าเองผ่านระบบ RoomScope จะไม่สามารถเปลี่ยนค่าได้ หากเป็นรายการที่โรงแรมทำจองผ่าน Extranet จะเปลี่ยนแปลงได้ตามต้องการ เช่น ช่องทาง Line ช่องทาง Facebook หรืออาจเป็นการขายผ่านแฟร์
   
• การเงิน
  โดยปกติแล้วสถานะของการชำระเงินจะมีการกำหนดค่าโดยอัตโนมัติตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เช่น หากมีการชำระเงินเข้ามา สถานะจะเปลี่ยนเป็นชำระแล้ว
  
  ค่านี้โรงแรมสามารถปรับเปลี่ยนได้เพื่อใช้อ้างอิงภายใน ลูกค้าจะไม่เห็นสถานะนี้ จะเห็นเฉพาะสรุปการชำระเงินว่าชำระมาเท่าไหร่แล้ว ยังขาดอีกเท่าไหร่ (หากไม่ได้เป็นการชำระเต็ม)
   
• ภาษาที่ทำจอง
  เป็นการระบุว่าการสื่อสารถึงลูกค้าต้องใช้ภาษาใด ระบบจะใช้ค่านี้เป็นตัวเลือกในการส่งอีเมล์ต่างๆ

4. ส่วนสรุป

แบ่งออกเป็น 2 ส่วน สรุปการจอง และสรุปเงิน ค่าเหล่านี้ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เพราะเป็นการรวมข้อมูลจากส่วนต่างๆ มาสรุปในที่เดียว โดยส่วนใหญ่เป็นค่าที่เข้าใจง่ายอยู่แล้ว มีส่วนที่อาจต้องอธิบายเพิ่มเติมดังนี้

• ลำดับที่/ทั้งหมด
  เป็นรายการจองที่เท่าไหร่ของลูกค้าจากจำนวนทั้งหมด (ตรวจสอบโดยอีเมล์)
   
• จองมาจาก
  เป็นการตรวจสอบว่าขณะจองลูกค้าทำรายการเข้ามาจากประเทศใด ใช้เพื่ออ้างอิง
   
• ค่าธรรมเนียม RoomScope
  มีเฉพาะถ้าโรงแรมเลือกใช้บริการที่มีการคิดค่าใช้จ่ายเป็นแบบคอมมิชชั่น (ปัจจุบันไม่มีแพลนนี้แล้ว)

5. ส่วนการชำระเงิน

ใช้เพื่อจัดการการชำระเงินทั้งหมด หากลูกค้าทำรายการจองมาเองในส่วนนี้จะเกิดขึ้นอัตโนมัติ โรงแรมไม่ต้องดูแลเพิ่มเติม 

หากเป็นกรณีที่โรงแรมทำรายการจองเอง ก็สามารถเพิ่มการชำระเงินได้ทุกช่องทางที่โรงแรมซัพพอร์ต เช่น หากโรงแรมซัพพอร์ตบัตรเครดิต สามารถนำข้อมูลบัตรของลูกค้ามากรอกเพื่อชาร์จตามจำนวนที่ต้องการได้เลย (การชาร์จบัตรอาจต้องใช้รหัส OTP ที่จะถูกส่งไปที่มือถือ โรงแรมอาจต้องติดต่อลูกค้าเพื่อขอรหัสในขณะใช้บัตร) หรือ อาจจะเลือกส่งอีเมล์เพื่อให้ลูกค้ากรอกข้อมูลเองก็ได้

6. ส่วนรายการเสริม

รายการเสริมค่าใช้จ่ายอะไรก็ได้ที่โรงแรมต้องเพิ่มเข้าไปในบุ๊คกิ้ง รายการเสริมกับบริการเสริมนั้นไม่เหมือนกัน บริการเสริมเป็นเหมือนเทมเพลตของบริการที่มีเงื่อนไขของตัวมันชัดเจน มีการคำนวนราคาตามจำนวนผู้เข้าพักและปริมาณที่ใช้แบบอัตโนมัติ มีความสะดวก แต่ก็ขาดความยืดหยุ่น

รายการเสริมเข้ามาเพิ่มความยืดหยุ่นในการเพิ่มรายการค่าใช้จ่าย (หรือส่วนลด) อะไรก็ได้ในบุ๊คกิ้ง เช่น ค่าเช่ามอเตอร์ไซด์ 1 คัน ค่ายืมอุปกรณ์บาร์บีคิว 2 ชุด หรือ อาจใช้เป็นส่วนลดก็สามารถทำได้ (โดยการใส่เครื่องหมาย - หน้าจำนวนที่ต้องการให้เป็นส่วนลด) การเพิ่มก็สามารถทำได้ง่ายๆ ในบุ๊คกิ้งเพียงกรอกรายละเอียดและราคาเท่านั้น

7. ส่วนแท็บใช้งานต่างๆ

• แท็บห้องพัก
  เป็นแท็บเริ่มต้น ใช้แสดงข้อมูล และจัดการรายการจอง
   
• แท็บบัญชี
  ใช้จัดการเอกสารทางบัญชีที่เกี่ยวข้องกับบุ๊คกิ้งนี้ เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับ ใบเสนอราคา และโฟลิโอ
   
• แท็บบุ๊คอื่นๆ
  รายการบุ๊คอื่นๆ ของลูกค้าคนนี้ (ที่ใช้อีเมล์เดียวกัน)
   
• แท็บไฟล์แนบ
  ใช้แนบไฟล์ที่เกี่ยวข้อง เช่น สลิปโอนเงิน บัตรประชน ใบรีจิสเตอร์ลูกค้า
   
• แท็บประวัติการแบ็คอัพ
  บันทึกรายการเปลี่ยนทั้งหมดไว้ ทำให้ทราบว่าใครเป็นผู้ทำอะไร เมื่อไหร่ หากเกิดปัญหาจะสามารถติดตามเรื่องราวได้ง่าย

8. ส่วนการจัดการแต่ละห้อง

• เครื่องมือการจัดการจองของแต่ละห้องพัก
  โรงแรมสามารถแก้ไขแต่ละองค์ประกอบของการจองได้ทุกส่วนแยกกันตามจุดประสงค์และครบถ้วนทุกข้อมูล รวมไปถึงการเพิ่มห้อง ย้ายห้องไปบุ๊คอื่น หรือแม้แต่ลบห้องออกจากระบบไปเลยก็ทำได้แล้ว
   
• สถานะ
  เปลี่ยนสถานะการจอง
   
• ประเภทการจอง
  เปลี่ยนประเภทการจอง

9. ส่วนรายละเอียดการจอง

10. ส่วนประวัติการเปลี่ยนแปลง

ทุกๆ ครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงรายการจองไม่ว่าจะเป็นจากลูกค้าทำเอง หรือโรงแรมทำให้ จะมีการบันทึกทั้งประวัติ และการเปลี่ยนแปลงทางการเงินไว้ ในทางหนึ่งเพื่อเป็นการนับสิทธิจำนวนครั้งที่อนุญาตให้เปลี่ยนแปลงของรายการ อีกทางหนึ่งเพื่อใช้คำนวนค่าชาร์จ (หรือคืนเงิน) ที่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงนั้นๆ

11. โน๊ต

โน๊ตเป็นส่วนที่ช่วยให้การทำงานร่วมกันหลายๆ คนมีการประสานงานที่ง่ายขึ้น เช่น ลูกค้าขอหมอนเพิ่ม มีการปรับเปลี่ยนรายการจอง หรือในกรณีที่มีข้อพิพาทต่างๆ

นอกจากนั้น โน๊ตจะมีการเชื่อมโยงกันสำหรับลูกค้าคนเดียวกัน ถ้าบุ๊คเก่าเราลงโน๊ตอะไรไว้ หากลูกค้าจองมาอีกครั้ง โน๊ตของบุ๊คก่อนๆ ก็จะแสดงขึ้นมาให้เราทราบ