ทำความเข้าใจเบื้องต้น

ก่อนที่จะเข้าใช้งาน เรามาทำความเข้าใจกับเนื้อหาของข้อบังคับกันเล็กน้อยเพื่อให้การจัดทำข้อมูลเป็นไปอย่างถูกต้อง

ร.ร. 3 และร.ร. 4

ตามพระราชบัญญัติโรงแรม พ.ศ. 2547

• มาตรา 35 กำหนดให้โรงแรมต้องจัดให้มีการบันทึกรายการต่างๆ เกี่ยวกับผู้พัก และจํานวนผู้พักในแต่ละห้องลงในบัตรทะเบียนผู้พัก (ร.ร. 3) ในทันทีที่มีการเข้าพัก และนําไปบันทึกลงในทะเบียนผู้พัก (ร.ร. 4) ภายใน 24 ชั่วโมง หลังจากมีการลงทะเบียนเข้าพัก
• มาตรา 36 ผู้จัดการต้องส่งสําเนาทะเบียนผู้พัก (ร.ร. 4) ในแต่ละวันไปให้นายทะเบียนทุกสัปดาห์

 
สรุปสิ่งที่ต้องทำ โรงแรมจะต้องทำใบ ร.ร. 3 และ ร.ร. 4 ซึ่งมีข้อมูลของผู้เข้าพักทั้งไทย และต่างชาติในรูปแบบรายงานที่พิมพ์ออกมา และนำส่งให้นายทะเบียนที่ฝ่ายปกครอง เช่น อำเภอหรือเขตสัปดาห์ละ 1 ครั้ง สำหรับการแจ้งไม่จำเป็นจะต้องครบทุกคนแต่เป็นตัวแทนห้องละ 1 คนก็ได้ ในรายงานของแต่ละวันจะต้องมีข้อมูลของผู้เข้าพักท่านนั้นไปทุกๆ วันไปจนกว่าจะเช็คเอาท์ไม่ใช่ลงแค่วันที่เช็คอิน (แต่ใน RoomScope ให้ลงข้อมูลแค่ครั้งเดียวว่าอินเอาท์เมื่อไหร่ ที่เหลือระบบจัดการให้เอง)

ตม. 30

ตามพระราชบัญญัติคนเข้าเมือง พ.ศ. 2522

• มาตรา 38 กำหนดให้สถานที่ทุกประเภทที่ให้ที่พักอาศัยชาวต่างชาติ ต้องแจ้งข้อมูลให้สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง (สตม.) ทราบภายใน 24 ชม. หลังเข้าพัก

 
สรุปสิ่งที่ต้องทำ โรงแรมต้องทำใบ ตม. 30 ในรูปแบบไฟล์ MS Excel ของผู้เข้าพักที่เป็นชาวต่างชาติทุกคนและนำส่งในระบบออนไลน์ของสตม. เอง ภายใน 24 ชั่วโมง การแจ้งจะแจ้งเพียงครั้งเดียวในวันที่เช็คอินแต่ต้องระบุว่าเช็คเอาท์เมื่อไหร่